Plan im PVS erstellen
Über den Nelly-Drucker drucken
Im Nelly Portal prüfen
Senden
Häufige Fragen
Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Behandlungsplan über den Nelly KI Plan Agent versenden. Den Plan erstellen Sie wie gewohnt in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) — neu ist nur, was nach dem Druck passiert.
Schritt 1: Plan im PVS erstellen
Erstellen Sie den Behandlungsplan (HKP, KV, PV, ZE) wie gewohnt in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Speichern Sie ihn ab.
Hinweis für Z1.pro-Nutzer:innen: Die Plannummer wird in Z1.pro erst sichtbar, nachdem Sie den Plan gespeichert, beendet und neu geöffnet haben. Führen Sie diesen Schritt bitte vor dem Drucken aus. |
Schritt 2: Über den Nelly-Drucker drucken
Bitte laden Sie sich die aktuelle Version des Nelly Printers im Nelly Portal herunter (Praxis Admin > Servicebereich > Nelly Connector), damit die Maske “Das ist ein Behandlungsplan” aktiv wird. |
Wählen Sie als Drucker 'Nelly'. Es öffnet sich die Nelly-Drucker-Maske, in der Sie folgende Angaben zum Plan machen.
Dokumententitel eingeben — z.B. 'Kostenvoranschlag Krone 24'
Patient:in auswählen (Muss der Patient:in auf dem Plan im PVS entsprechen)
Das ist ein Behandlungsplan — diesen Schalter unbedingt aktivieren.
Unterschreibende(r) Arzt oder Ärztin — (Muss dem Arzt/Ärztin auf dem Plan im PVS entsprechen)
Plan-ID aus Ihrem PVS — s. Erklärung weiter unten.
Anzahl an Terminen — erwartete Gesamtanzahl der für den Plan erforderlichen Sitzungen.
Erwartete Dauer des ersten Behandlungs-Termins — in Minuten.
Anschließend auf “Senden” klicken. Hiermit wird der Plan zunächst an das Nelly Portal übertragen und eine kurze Zusammenfassung des Plans generiert. Diese können Sie vor dem Versand an die Patient:in dort vorab prüfen, verändern und bestätigen.
So ermitteln Sie die richtige Plan-ID:
Die Plan-ID ordnet Ihre Dokumente dem richtigen Plan im Nelly Portal zu. Das Format hängt von Ihrem PVS ab:
Charly
Dampsoft — Format: Patientennummer–Plannummer, z.B. 98765-2.
Z1.pro
⚠️ Wichtiger Hinweis:
Wenn Sie einem Behandlungsplan mehrere Dokumente auf einmal zuweisen möchten, drucken Sie dieses ebenfalls über den Nelly Printer und geben dieselbe Plan-ID ein. Solange der Behandlungsplan im Nelly Portal noch im Status “Entwurf” steht, können weitere Dokumente zugewiesen werden.
Schritt 3: Im Nelly Portal prüfen
Nach dem Drucken landet der Plan zunächst als Entwurf im Nelly Portal — er wird noch nicht an die Patient:in gesendet.
Öffnen Sie im Nelly Portal den Reiter Behandlungspläne.
Wenn Sie auf die Zeile vom Plan klicken, öffnet sich auf der rechten Seite die Übersicht zum Plan.
Folgende Informationen werden angezeigt:
Behandlungsplantitel (KI-generiert) — mit Details, z.B. zu den betroffenen Zähnen
Eine KI-generierte Behandlungsplan-Zusammenfassung — 2 bis 4 Sätze in patientenfreundlicher Sprache
Behandlungsplandaten (Status, Plan-Wert für die Praxis etc.)
Patientendaten (Name, Versicherung, Kontaktdaten)
Termine (aus der Angabe in der Drucker-Maske - anpassbar)
Zum Plan gehörige Dokumente
Historie - (Kontaktaufnahme mit der Patient:in)
Klicken Sie auf “Plan senden", um den Plan final zu prüfen und zu senden.
Bitte prüfen Sie vor dem Versand den Titel und die KI-generierte Zusammenfassung vom Plan und passen Sie diese bei Bedarf vor dem Versand an.
Schritt 4: Senden
Nach erfolgreicher Prüfung klicken Sie auf „Behandlungsplan senden" – der Status wird daraufhin auf „Gesendet" aktualisiert.
Nach dem Absenden erhält die Patient:in einen Link zum Behandlungsplan. Der Nelly KI Plan Agent wählt den Versandkanal automatisch nach folgender Hierarchie:
WhatsApp — wenn der WhatsApp-Chatbot aktiviert ist.
SMS — wenn der Chatbot in der Praxis nicht aktiviert wird oder die Patient:in mit seiner Telefonnummer kein WhatsApp-Konto verbunden hat, also WhatsApp nicht bereits verwendet.
E-Mail — wenn keine Handynummer im PVS hinterlegt ist. Hier erhält die Patient:in die Information, sich im Patientenportal einzuloggen. Ausnahme: Wenn eine Patient:in gar keine Mobilnummer besitzt, ist der verifizierte Log-in im Patientenportal nicht möglich, sodass die Patient:in den Plan klassisch ausgedruckt benötigt. Hierbei dient die E-Mail lediglich als Information, dass ein Plan vorliegt.
Die Patient:in bekommt nach Log-in in das Patientenportal den Behandlungsplantitel, die Zusammenfassung und die Kosten angezeigt und kann auf das Dokument zugreifen.
Nachdem die Patient:in den Plan zugeschickt bekommen hat, hat diese 3 Möglichkeiten. Die Patient:in kann dem Plan entweder
direkt zustimmen und digital unterschreiben,
mit Angabe einer Begründung ablehnen oder
Bedenkzeit nutzen und zunächst keine Entscheidung abgeben.
Im letzten Fall greifen die automatisierten Erinnerungsstufen, bei denen die Patient:in, nach der von der Praxis gewählten Zeitspanne, auf den vorliegenden Plan mit Bitte um Bearbeitung (Zustimmung/Ablehnung) hingewiesen wird.
Als Ablehnungsgrund hat Patient:in die Auswahl aus folgender Liste:
Zu teuer
Auf späteren Zeitpunkt verschieben
Anderweitige Behandlung
Behandlungsplan unverständlich
Anderer Grund
Wenn die Patient:in auf “Zustimmen” klickt und den Behandlungsplan somit digital signiert, ändert sich der Status im Nelly Portal von “Gesendet” auf “Unterzeichnet”.
Wenn die Patient:in den Behandlungsplan ablehnt, ändert sich der Status auf "Abgelehnt". In der Detailübersicht vom Plan wird der Ablehnungsgrund im “Status” angezeigt.
Wenn die Patient:in den Plan weder unterzeichnet noch ablehnt, bleibt dieser im Status “Gesendet”. Ab sofort greifen die von Ihnen eingestellten Erinnerungsstufen. Alle Details dazu finden Sie im Modul KI Plan Agent Erinnerungen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich vergesse, 'Das ist ein Behandlungsplan' zu aktivieren?
Das Dokument wird als normales Dokument verschickt und erscheint nicht in der Behandlungsplan-Übersicht. Brechen Sie den Versand ab und drucken Sie den Plan erneut.
Was passiert, wenn ich noch ein weiteres Dokument zu diesem Plan hinzufügen möchte?
Solange der Plan noch im Status 'Entwurf' ist, drucken Sie das weitere Dokument einfach mit derselben Plan-ID auf den Nelly-Drucker — es wird automatisch dem Plan zugeordnet.
Bekommen Patient:innen den Plan per WhatsApp, SMS oder E-Mail?
Nelly wählt automatisch den passenden Kanal: bevorzugt WhatsApp, bei fehlender WhatsApp-Nummer per SMS, bei fehlender Mobilnummer per E-Mail. Ausnahme: Wenn ein Patient gar keine Mobilnummer besitzt, ist der verifizierte Log-in im Patienten-Portal nicht möglich, sodass der Patient den Plan klassisch ausgedruckt benötigt.
Den WhatsApp-Versand aktivieren Sie bei Nelly (siehe Artikel 5).