Wo Sie die Einstellungen finden
Die Erinnerungs-Intervalle
Die Wert-Schwelle für "Nachfassen"
Erinnerung für die Terminbuchung
Nelly verschickt automatische Erinnerungen an Patienten, solange ein Plan noch nicht unterschrieben ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Intervalle und die Wertschwelle für den Status “Nachfassen" manuell einstellen.
💡 Hinweis zum Kanal Die Erinnerungen werden über denselben Kanal verschickt, über den auch der Plan versendet wurde — also per WhatsApp, SMS oder E-Mail. |
1. Wo Sie die Einstellungen finden
Die Einstellungen für Patientenerinnerungen finden Sie im Nelly Portal unter Praxis Admin > Einstellungen > KI Plan Agent > Erinnerungen
2. Die Erinnerungs-Intervalle
Sie legen selbst fest, wann und wie oft Patient:innen erinnert werden. In der Regel werden drei Intervalle manuell eingestellt:
Wann die erste Erinnerung nach Versand versendet werden soll (z.B. nach 10 Tagen). Bitte beachten Sie, dass Erinnerungen nur an Werktagen versendet werden.
In welchen Abständen weitere Erinnerungen folgen.
Nach welcher Wartezeit ein Plan den Status manuelles "Nachfassen" erhält, wenn er bis dahin nicht unterschrieben ist.
💡 Beispiel-Konfiguration Die erste Erinnerung wird nach 10 Tagen eingestellt. Die zweite Erinnerung 7 Tage später (nach der ersten Erinnerung). Die dritte Erinnerung wird nach weiteren 14 Tagen versendet. Wenn der Plan dann weitere 14 Tage ohne Reaktion bleibt, erhält dieser im Nelly Portal den Status "Nachfassen" — sofern die von Ihnen festgelegte Wert-Schwelle überschritten ist. |
3. Die Wert-Schwelle für "Nachfassen"
Nicht jeder Plan rechtfertigt einen persönlichen Anruf. Deshalb legen Sie selbst fest, ab welchem Planwert sich manuelles Nachfassen lohnt.
Nur Pläne, die zwei Kriterien erfüllen, erhalten im Status "Nachfassen":
Alle automatischen Erinnerungen sind ausgeschöpft, und
der Planwert liegt über Ihrer eingerichteten Wert-Schwelle.
Alle anderen Pläne bleiben im Status “Gesendet” — Ihre Aufgabenliste zeigt also nur die Pläne, bei denen sich manueller Einsatz wirklich lohnt. Die Wert-Schwelle können Sie ab 0 EUR ganz individuell festlegen.
4. Erinnerung für die Terminbuchung
Sobald ein Plan den Status „Unterzeichnet" oder „Unterzeichnet und genehmigt" hat und noch kein zukünftiger Termin zugeordnet ist, verschickt Nelly automatisch Erinnerungen an den Patienten, mit der Bitte, einen Termin zu buchen.
Die Nachricht enthält einen Hinweistext, wie der Termin gebucht werden soll (z.B. per Link zum Kalender oder Verweis auf eine bestimmte Telefonnr. - z.B. „Bitte buchen Sie Ihren Termin unter www.praxis-xyz.de oder rufen Sie uns unter 01234-56789 an."). Der Hinweistext kann in den Einstellungen festgelegt werden.
Die Termine, die zu dem Behandlungsplan und Patient synchronisiert werden, gelangen auf drei möglichen Wegen in das Nelly Portal:
PVS-Integration — Nelly liest die Termine des PVS-Kalenders 90 Tage im Voraus aus.
CSV-Upload — das Hochladen von z.B. CSV Dateien ist möglich, bei Nutzung von Terminbuchungstools wie Doctolib, Jameda etc.
Manuelle Anlage — wenn keine PVS-Integration oder Export-Möglichkeit vorhanden ist, kann die Praxis Termine direkt im Nelly Portal anlegen.
Die Einrichtung der Termine per PVS-Integration ist Teil der Installation durch das Technik Team von Nelly. Die Einstellungen zu den Erinnerungen werden im Onboarding-Termin gemeinsam mit Ihnen konfiguriert und können jederzeit angepasst werden.
Weiter geht’s in dem Modul Pläne manuell nachfassen und abschließen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Plan unter unserer Wert-Schwelle nie unterschrieben wird
Dann bleibt der Plan im Status "Gesendet" und Sie sehen ihn in der Übersicht, aber er taucht nicht extra in "Nachfassen" auf.
Können wir die Erinnerungen für einzelne Patienten abschalten?
Nein, dies ist nicht möglich. Die Erinnerungen sind global pro Praxis in den Einstellungen konfiguriert (s. Punkt 1).
Können wir den Erinnerungstext anpassen?
Die Erinnerungstexte per SMS und E-Mail folgen einem geprüften Standard, der sich bewährt hat. Die Texte können nur angepasst werden, wenn der WhatsApp Chatbot in der Praxis verwendet wird. Sprechen Sie dafür gerne Ihre Nelly Ansprechperson an.