Diese Anleitung gibt Ihnen einen Überblick darüber, was von Ihrer Seite benötigt wird, um den WhatsApp-Chatbot des Nelly KI Plan Agent für Ihre Praxis freizuschalten. Die eigentliche technische Einrichtung übernimmt Nelly – Sie bereiten lediglich Ihren Meta-Account vor und aktivieren den Chatbot am Ende im Nelly Portal.
Was ist der WhatsApp-Chatbot?
Der WhatsApp-Chatbot ist ein Assistent, der Ihre Patient:innen rund um ihre Behandlungspläne begleitet – freundlich, verständlich und rund um die Uhr. Der Chat läuft dabei im Namen Ihrer Praxis, nicht im Namen von Nelly.
Typische Fragen rund um den Behandlungsplan und die Finanzierung beantwortet der Chatbot direkt selbst. So erhalten Ihre Patient:innen schnell eine Antwort und Ihr Team wird spürbar entlastet.
Fragen, die in Ihre Hand gehören – etwa zum Behandlungsablauf oder zu medizinischen Themen – werden sauber an Ihre Praxis weitergeleitet, inklusive klarem Kontext. So können Sie direkt handeln, ohne nachfragen zu müssen.
Das brauchen Sie – auf einen Blick
Bevor der WhatsApp-Chatbot live gehen kann, sind vier Schritte nötig. Diese Übersicht zeigt Ihnen alles Wichtige auf einen Blick:
Meta Business Account: Ein Meta-Account für Ihre Praxis (Facebook, WhatsApp, Instagram). Falls noch nicht vorhanden, erstellen Sie ihn in Schritt 1.
Kurzzeitiger Zugriff für Nelly: Sie laden unseren Technik Ansprechpartner kurzfristig zu Ihrem Meta-Account ein (Schritt 2). Diesen Zugriff können Sie nach der Einrichtung sofort wieder entziehen. Die Kontaktdaten hierfür entnehmen Sie Ihrer Onboarding Mail.
Entscheidung zur Telefonnummer: Möchten Sie Ihre bestehende Festnetz Praxisnummer nutzen oder sollen wir (kostenfrei) eine neue Nummer für Sie einrichten (Schritt 3)?
Dokument – nur bei neuer Nummer: Eines der folgenden Dokumente: Handelsregisterauszug oder Steuerbescheid.
Aktivierung im Nelly Portal: Zum Schluss aktivieren Sie den Chatbot in Ihren Praxiseinstellungen (Schritt 4).
Hinweis: Die technische Einrichtung – WhatsApp-Nummer anlegen und mit dem Nelly KI Plan Agent verbinden – übernimmt vollständig Nelly. Sie bereiten den Meta-Account vor und geben am Ende die Freigabe im Portal.
Schritt 1: Meta Business Account vorbereiten
Zuerst prüfen Sie bitte, ob Ihre Praxis einen Meta Business Account besitzt.
Haben Sie schon einen Meta-Account (Facebook, WhatsApp, Instagram) für Ihre Praxis?
Ja → Gehen Sie direkt weiter zu Schritt 2.
Nein → Folgen Sie der Anleitung unten, um einen Business-Account für Ihre Praxis zu erstellen.
So erstellen Sie einen Meta Business Account:
Voraussetzung: Sie benötigen ein persönliches Facebook-Konto. Dieses bleibt für andere nicht sichtbar, ist aber technisch notwendig. Wichtig ist, dass dort Ihr echter Name und Ihr Geburtsdatum hinterlegt sind.
Gehen Sie auf business.facebook.com und klicken Sie auf „Konto erstellen".
Geben Sie den Namen Ihrer Praxis, Ihren Namen sowie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein.
Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link, den Sie per E-Mail erhalten.
Das war's. Anschließend müssen Sie nur noch kurzzeitig Nelly hinzufügen – den Rest erledigen wir.
Schritt 2: Nelly kurzzeitig hinzufügen
In diesem Schritt laden Sie Ihre Nelly-Ansprechpartner:in zu Ihrem Meta-Account ein.
Hinweis: Dieser Zugriff ist nur kurzfristig nötig, damit wir den Chatbot und den WhatsApp-Chat in Ihrem Praxisnamen einrichten können.
Loggen Sie sich bei Meta ein: business.facebook.com
Gehen Sie über das Menü zu Einstellungen.
Unter Business info (Geschäftsinformation) stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Business Account verifiziert ist.
Klicken Sie unter dem Reiter "Nutzer” auf “Personen”.
Klicken Sie oben rechts auf Personen einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse unseres Technik Ansprechpartners ein. Die Kontaktdaten hierfür entnehmen Sie der Onboarding Mail die Sie erhalten haben.
Geben Sie dieser Person uneingeschränkte Kontrolle. Wichtig: Sobald der Chatbot verknüpft ist, können Sie die Berechtigung wieder entziehen. Sie werden hierüber informiert. Das Einrichten erfolgt innerhalb von max. 2 Werktagen.
Folgen Sie den weiteren Schritten, um die Einladung abzuschließen.
Überprüfen Sie abschließend die Rechte, damit wir alle nötigen Berechtigungen haben:
Gehen Sie erneut unter dem Reiter Nutzer auf Personen.
Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts in der Zeile des Nelly-Nutzers und wählen Sie Berechtigungen für das Business-Portfolio bearbeiten.
Stellen Sie die Berechtigung auf „uneingeschränkte Kontrolle".
Laden Sie die Seite anschließend neu.
10. Geben Sie uns Bescheid, dass Sie uns eingeladen haben – wir verknüpfen Ihren Account dann mit dem Nelly KI Plan Agent.
Geschafft: Ihr Meta Business Account ist jetzt bereit. Nelly kümmert sich um alles Weitere: Wir richten eine WhatsApp-Nummer für Ihre Praxis ein und verbinden diese mit dem Nelly KI Plan Agent. Sobald die Verknüpfung abgeschlossen ist, melden wir uns – und Sie können unseren Zugriff wieder löschen.
Schritt 3: Welche Telefonnummer möchten Sie für WhatsApp verwenden?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Option 1 – Bestehende Festnetz Praxisnummer - Wir können Ihre bestehende Praxis-Telefonnummer (Festnetz) verwenden, sofern diese noch nicht mit WhatsApp verbunden ist. Hierfür sind keine zusätzlichen Informationen erforderlich.
Option 2 – Neue Nummer - Falls Sie eine neue Nummer möchten, erwerben wir diese für Sie. Es fallen hierfür keine zusätzlichen Kosten an. Dafür benötigen wir eines der folgenden Dokumente:
Handelsregisterauszug, oder
Bescheid über die Erteilung der Praxis-Steuernummer (Steuerbescheid)
Schritt 4: Chatbot im Nelly Portal aktivieren
Hinweis: Sobald wir Ihre Nummer verbunden und für Sie verifiziert haben, melden wir uns bei Ihnen. Danach können Sie die Berechtigungen für das Business-Portfolio in Meta wieder zurückziehen.
Damit Ihre Patient:innen den Chatbot nutzen und ihre Behandlungspläne über WhatsApp erhalten können, aktivieren Sie ihn zum Schluss im Nelly Portal:
Gehen Sie unter Praxis Admin zu Einstellungen.
Wählen Sie unter dem Reiter Behandlungsplan-Agent den Chat Bot aus.
Stellen Sie über Chat Bot aktivieren den Chatbot an.
Speichern Sie die Einstellung, indem Sie auf Aktualisieren klicken.
Häufige Fragen
Läuft der Chat im Namen von Nelly oder im Namen meiner Praxis?
Der Chat läuft im Namen Ihrer Praxis. Für Ihre Patient:innen wirkt die Kommunikation wie ein direkter Kontakt zu Ihnen, nicht zu Nelly.
Welche Fragen beantwortet der Chatbot selbst – und welche nicht?
Typische Fragen rund um den Behandlungsplan und die Finanzierung beantwortet der Chatbot direkt. Fragen zum Behandlungsablauf oder zu medizinischen Themen leitet er an Ihre Praxis weiter, damit diese in Ihrer Hand bleiben.
Behält Nelly dauerhaft Zugriff auf meinen Meta-Account?
Nein. Der Zugriff wird nur kurzfristig für die Einrichtung benötigt. Sobald die Verknüpfung abgeschlossen ist, können Sie die Berechtigung in Meta wieder entziehen.
Kann ich meine bestehende Praxisnummer verwenden?
Ja, sofern diese noch nicht mit WhatsApp verbunden ist. Andernfalls richten wir gerne eine neue Nummer für Sie ein (siehe Schritt 3).
Müssen meine Patient:innen der Nutzung von WhatsApp separat zustimmen?
Nein. Mit der Nutzung der Nelly Software stimmen Ihre Patient:innen unseren Nutzungsbedingungen zu, in denen die Verwendung von WhatsApp bereits eingeschlossen ist.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Die Verarbeitung der Daten ist im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) geregelt. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an Ihre Nelly-Ansprechpartner:in.