Mit dem Dokumentenassistent können Praxisadministratoren digitale Formulare direkt im Nelly Portal erstellen und bearbeiten. Neue Dokumente entstehen per PDF-Upload. Die KI wandelt sie automatisch in ein digitales Dokument um. Bestehende Dokumente können direkt bearbeitet und veröffentlicht werden.
Inhaltsverzeichnis
Zugang und Voraussetzungen
Neues Dokument erstellen
Bestehendes Dokument bearbeiten
Der Assistent im Überblick
Dokument veröffentlichen
Aktuelle Einschränkungen
Häufige Fragen
1. Zugang und Voraussetzungen
Der Dokumentenassistent steht den Praxisadministratoren zur Verfügung.
📍 Nelly Portal → Praxis Admin → Praxisdokumente
Hinweis: Der Dokumentenassistent ist aktuell nur für Dokumente verfügbar, bei denen Nelly aus dem ausgefüllten Formular das PDF erstellt. Falls Ihre Praxis ein eigenes, fest gestaltetes PDF verwendet (z. B. ein eingescanntes oder individuell gestaltetes Dokument), ist diese Funktion dafür noch nicht geeignet. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Ihr Nelly-Team.
2. Neues Dokument erstellen
01 PDF hochladen
Klicken Sie auf Dokument erstellen und laden Sie ein bestehendes PDF Dokument hoch, z.B. eine Anamnese, Datenschutzerklärung oder ein anderes Textdokument auf Deutsch.
02 KI-Import
Die KI analysiert das PDF und erstellt automatisch eine digitale Version für die Nelly Patientenaufnahme. Patientenfragen werden mit dem richtigen Feldtyp erkannt und als Pflichtfeld vormarkiert.
⚠️Hinweis: Die gängigen Stammdatenfelder (Name, Geburtsdatum, Adresse, Versicherung etc.) werden immer automatisch zugeordnet - diese Felder können nicht bearbeitet werden.
03 Dokument prüfen und anpassen
Öffnen Sie den Reiter Bearbeitung, um das importierte Dokument zu prüfen und anzupassen. Weitere Details dazu finden Sie unter 4. Der Editor im Überblick.
04 Veröffentlichen
Klicken Sie auf Dokument veröffentlichen, wenn das Dokument fertiggestellt ist. Hinweis: Sie können das Dokument jederzeit wieder bearbeiten.
3. Bestehendes Dokument bearbeiten
Dokumente, die die aktuellen Voraussetzungen erfüllen, können direkt geöffnet und bearbeitet werden.
01 Öffnen Sie Nelly Portal → Praxisverwaltung → Praxisdokumente
02 Klicken Sie bei dem gewünschten Dokument auf Dokument bearbeiten
03 Passen Sie das Dokument im Editor an und veröffentlichen Sie die aktualisierte Version
4. Der Editor im Überblick
Der Dokumentenassistent besteht aus drei Reitern: Bearbeitung, Vorschau und Einstellungen.
Bearbeitung
Nach der Umwandlung steht Ihr PDF im Nelly Portal als digitales Formular bereit, das Sie direkt bearbeiten können. Die Darstellung des Formulars ist in Bausteine aufgeteilt. Es wird je ein Baustein pro Frage oder Textblock aus dem Dokument erstellt. In dieser Bearbeitungsansicht können Sie:
Den Text eines Bausteins ändern (z.B. die Frage umformulieren)
Eine Frage als Pflichtangabe markieren oder auf optional setzen (z.B. bei Gesundheitsfragen)
Per Klick steuern, wo die Frage oder der Textblock erscheint (Nur im digitalen Formular, nur auf dem PDF oder beides)
Antwortfelder als Risikofaktor kennzeichnen (z.B. bei Allergien)
Bausteine per Drag & Drop innerhalb einer Seite oder auf eine andere Seite verschieben
Hinweis: Stammdatenfelder können nicht über den Nelly Assistenten bearbeitet werden. Der Assistent weist Sie darauf hin, wenn Sie es versuchen.
Vorschau
Im Reiter Vorschau sehen Sie, was dem Patient angezeigt wird. In dieser Ansicht können keine manuellen Änderungen vorgenommen werden.
Einstellungen
Hier verwalten Sie die Namen des Dokuments:
Name im Portal - interner Name, sichtbar für Sie und Ihr Team im Nelly Portal
Titel für Patienten - wird Patienten im Formular und im PDF angezeigt
Nelly Assistent
Im KI-Chat können Sie Änderungen in natürlicher Sprache anfragen:
Einzelne Felder oder mehrere auf einmal bearbeiten, z. B.: „Alle Ja/Nein-Fragen auf Seite 3 als Pflichtfeld markieren"
Eine Korrektur des gesamten Dokuments anfordern - der Assistent gibt nummerierte Vorschläge zurück, die Sie einzeln annehmen können
Fragen zum Dokument stellen, z. B. zur Struktur oder Feldanzahl
5. Dokument veröffentlichen
Wenn das Dokument fertig ist, klicken Sie auf Dokument veröffentlichen. Das Dokument ist danach sofort im Nelly Portal verfügbar.
Wichtig: Eine veröffentlichte Version kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können jederzeit eine neue Version bearbeiten und veröffentlichen - die aktuelle Version bleibt bis dahin aktiv.
6. Aktuelle Einschränkungen
Nur für PDFs im Nelly-Design - Dokumente mit Ihrem eigenen individuellen PDF-Layout können über diese Funktion noch nicht digitalisiert werden (siehe Hinweis unter Abschnitt 1)
Nur deutschsprachige PDFs - andere Sprachen werden noch nicht zuverlässig verarbeitet
Nur patientenseitige Fragen - Felder, die an das Praxispersonal gerichtet sind, werden beim Import übersprungen
Keine PDFs mit Bildern oder Tabellen - diese Dokumente werden vom Editor abgelehnt
Unterstützte Dokumentarten: Anamnesen, Datenschutzerklärungen und andere Textdokumente
7. Häufige Fragen
Welche Dokumentarten kann ich importieren?
Anamnesen, Datenschutzerklärungen und andere Textdokumente auf Deutsch im PDF Format. PDFs mit Bildern, Tabellen oder komplexen Layouts werden nicht unterstützt.
Was passiert mit praxisseitigen Feldern (Arztfragen) im PDF?
Diese werden beim Import übersprungen. Die Funktion ist auf patientenseitige Inhalte ausgelegt.
Kann ich ein Dokument nach der Veröffentlichung noch ändern?
Ja - Sie können jederzeit eine neue Version bearbeiten und veröffentlichen. Die bisherige Version bleibt aktiv, bis die neue veröffentlicht wird.
Warum kann ich ein bestimmtes Dokument nicht bearbeiten?
Nicht alle Dokumente sind bearbeitbar. Aktuell werden nur Nelly-generierte PDFs auf Deutsch ohne Bilder oder Tabellen unterstützt.
Der Import hat etwas falsch erkannt — was nun?
Korrekturen können direkt im Editor oder über den KI-Assistenten vorgenommen werden. Bei größeren Problemen wenden Sie sich bitte an Ihr Nelly-Team.