Was ist der Versicherungsassistent?
Der Versicherungsassistent gibt Ihrer Praxis die Möglichkeit, Informationen zur Zahnzusatzversicherung Ihrer Kassenpatienten genau dort einzusehen, wo die Entscheidung über die Behandlung fällt – automatisch und ohne Mehraufwand für Ihr Praxisteam.
Betrieb, Beratung und Vermittlung liegen vollständig bei der privadent GmbH, einem 100%igen Tochterunternehmen der Nelly Solutions GmbH. privadent ist ein unabhängiger, nach § 34d GewO zugelassener Versicherungsmakler mit Zugang zu über 150 Zahnzusatztarifen und berät ergebnisoffen im Interesse des Patienten. Ihre Praxis erbringt keine Versicherungsberatung oder -vermittlung.
Der Versicherungsassistent besteht aus zwei Komponenten, die ineinandergreifen. So kann Interesse an einer Zahnzusatzversicherung vom Patienten selbst oder aus der Praxis heraus signalisiert werden:
Weg 1 – Über die digitale Anamnese (bequem von zu Hause): Im digitalen Patientenbogen bekundet der Patient bereits vor dem Termin sein Interesse und willigt in die Übermittlung der erforderlichen Daten ein. Die Praxis muss nichts anstoßen.
Weg 2 – Aus der Praxis (direkt im PVS): Beim Aufruf eines Patienten zeigt ein Fenster in Ihrem Praxisverwaltungssystem den Versicherungsstatus an. Ihr Team übermittelt mit einem Klick den Zahnstatus an privadent – ohne Programmwechsel.
Hinweis: Der Versicherungsassistent steht ausschließlich GKV-Patienten zur Verfügung. Privatpatienten wird er weder in der Anamnese noch im PVS angeboten.
Was hat die Praxis davon?
Leichtere Umsetzung von HKPs: Zusatzversicherte Patienten entscheiden sich häufig schneller für empfohlene Behandlungen, und es gibt weniger Rückfragen.
Höhere Akzeptanz hochwertiger Versorgung: Mit einer passenden Zusatzversicherung entscheiden sich Patienten eher für hochwertigere Leistungen wie Zahnersatz oder Implantate.
Regelmäßigere Prophylaxe: Zusatzversicherte Patienten nehmen PZR-Termine erfahrungsgemäß häufiger wahr.
Transparenz im PVS: Hat ein Patient über privadent abgeschlossen und eingewilligt, sehen Sie seine Erstattungsgrenzen und den versicherten GOZ-Faktor pro Leistung direkt im PVS.
Kein zusätzlicher Aufwand: Beratung, Tarifprüfung und Abschluss übernimmt privadent vollständig. Ihr Team berät und vermittelt nicht.
So steht bei der Behandlungsentscheidung wieder die bestmögliche Versorgung im Mittelpunkt – nicht die Kosten.
So läuft der Prozess für Ihre Patienten ab
Weg 1: Opt-in über die digitale Anamnese
Schritt 1: Interesse bekunden
Wenn ein GKV-Patient ohne bestehende Zusatzversicherung die digitale Patientenanamnese ausfüllt, wird er gefragt, ob er mehr über eine Zahnzusatzversicherung erfahren möchte. Die Teilnahme ist immer freiwillig.
[Screenshot: Anamnese-Schritt 1 – „Haben Sie eine Zusatzversicherung?“ / Interesse bekunden]
Schritt 2: Einwilligung & Angebot
Zeigt der Patient Interesse, erscheint eine Informationsseite mit dem Angebot, individuelle Versicherungsangebote zu erhalten. Der Patient gibt hier seine Einwilligung – Datenschutz und Schweigepflichtentbindung werden vollständig eingeholt. Hat der Patient kein Interesse, überspringt er den Schritt ohne Konsequenzen.
[Screenshot: Anamnese-Schritt 2 – Einwilligungsseite mit „Individuelle Angebote erhalten“-Button]
Weg 2: Das PVS-Fenster im Praxisalltag
Das PVS-Fenster ist die zweite Komponente des Versicherungsassistenten. Es erscheint kompakt und frei verschiebbar direkt in Ihrer Verwaltungssoftware und öffnet sich von selbst, sobald Sie einen Patienten aufrufen.
Das Fenster zeigt auf einen Blick:
Name des aktuell geöffneten Patienten
GKV- oder PKV-Status
Ob bereits eine Zahnzusatzversicherung über privadent besteht – inklusive Kurzübersicht der versicherten Leistungen (Zahnersatz, Zahnbehandlung, Prophylaxe) mit Erstattungssätzen
Ob im PVS eine Zusatzversicherung eines anderen Anbieters vermerkt ist – angezeigt als „Fremdvertrag“ ohne Versicherungsdetails
[Screenshot: PVS-Fenster im PVS-Kontext am Beispiel Dampsoft]
[Screenshot: PVS-Fenster kompakt]
Bei Patienten ohne Zusatzversicherung können Sie mit „Zahnstatus übermitteln“ den Befund direkt aus dem Fenster an privadent weitergeben. Bei Bedarf können Sie sich über „Details“ zusätzlich eine Zahnstatus-Übersicht ansehen. privadent erstellt daraufhin ein individuelles Angebot und kontaktiert den Patienten.
[Screenshot: PVS-Detailansicht Zahnstatus + Versenden]
Wichtig: Bei manuellem Versand über das PVS ist eine kurze Patienteneinwilligung erforderlich. Diese liegt sowohl in digitaler als auch in gedruckter Form vor.
Kompatible PVS-Systeme für den Versicherungsassistenten:
Dampsoft
charly (solutio)
CGM Z1 / Z1.PRO
Evident
teemer
Dentport
Weitere PVS-Anbieter sind bereits in Anbindung. Die digitale Anamnese (Weg 1) funktioniert mit jedem PVS. So können auch Praxen mit anderen Systemen den Versicherungsassistenten schon heute vollständig nutzen.
Nach dem Interesse: So geht es weiter
Ab hier übernimmt die privadent GmbH – persönlich, kostenfrei und ohne Verpflichtung für den Patienten:
01 – Kontaktaufnahme: Sobald der Patient sein Interesse bekundet hat, meldet sich privadent in der Regel noch am selben Tag mit allen Informationen zur passenden Zusatzversicherung – je nach Patient per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Post.
Beispiele der Patietenkommunikation
Beispiele der Patietenkommunikation
[📸 Screenshot: Beispiel WhatsApp-Nachricht an Patient]
[📸 Screenshot: Patientenansicht des Online-Angebots (Link aus WhatsApp)]
[📸 Screenshot: Patientenansicht des Online-Angebots (Angebot per Mail)]
[📸 Screenshot: Beispiel postalisches Angebot (PDF)]
02 – Persönliche Beratung: Bei Bedarf – schriftlich oder telefonisch. Immer ergebnisoffen, nie verkäuferisch.
03 – Passende Versicherung: Bei Interesse vermittelt privadent eine Zusatzversicherung, die exakt zur Behandlungssituation und Lebenslage des Patienten passt.
Kein Interesse? Dann passiert nichts. Der Vorgang wird beendet, und es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.
Für Ihre Patienten: Die Beratung ist völlig kostenlos. Kommt ein Vertrag zustande, zahlt der Patient lediglich die regulären Versicherungsbeiträge an den jeweiligen Versicherer.
Einrichtung & Aktivierung
Die Aktivierung des Versicherungsassistenten in der Patientenaufnahme können Sie direkt im Nelly Portal vornehmen:
01 – Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente → Allgemein
02 – Aktivieren Sie den Schalter „Privadent in Patientenaufnahmen aktivieren“
03 – Klicken Sie auf „Speichern“
Der Versicherungsassistent kann an gleicher Stelle jederzeit wieder deaktiviert werden.
Die Einrichtung des PVS-Fensters erfolgt durch das Nelly-Team – entweder im Rahmen der Erstinstallation oder durch einfaches Freischalten. Der Aufwand beträgt wenige Minuten und läuft parallel zum laufenden Praxisbetrieb.
Hinweis: Die Aktivierung setzt die Aktualisierung des Auftragsverarbeitungsvertrags (min. Version 05/2026) mit der Nelly Solutions GmbH voraus.
Kosten & Datenschutz
Entstehen der Praxis Kosten? Nein. Der Versicherungsassistent ist im Rahmen Ihrer bestehenden Software-Lizenz mit Nelly Solutions enthalten. Es entstehen keinerlei zusätzliche Kosten.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Patientendaten werden erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Patienten an privadent übermittelt. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. der EU gespeichert.
Zugriff auf die übermittelten Patientendaten hat ausschließlich die privadent GmbH – zur Erfüllung ihrer Beratungspflichten.
Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ein Patient bereits eine Zahnzusatzversicherung hat?
Was passiert, wenn ein Patient bereits eine Zahnzusatzversicherung hat?
Hat die Praxis im PVS bereits vermerkt, dass für einen Patienten eine Zusatzversicherung besteht, erkennt der Versicherungsassistent dies automatisch und zeigt sie als „Fremdvertrag“ ohne hinterlegte Versicherungsdetails an. Auf Wunsch kann diesen Patienten ein Vergleichsangebot auf Basis des aktuellen Zahnstatus unterbreitet werden.
Haftet die Praxis für den Beratungsprozess?
Haftet die Praxis für den Beratungsprozess?
Nein. Beratung, Tarifprüfung und Vermittlung übernimmt die privadent GmbH vollständig und eigenverantwortlich. Der Beratungs- und Vermittlungsprozess wird ausschließlich im Vertragsverhältnis zwischen privadent und dem Patienten geregelt. Ihre Praxis berät und vermittelt nicht und trägt dafür kein Haftungsrisiko.
Kann die Praxis den Versicherungsassistenten wieder deaktivieren?
Kann die Praxis den Versicherungsassistenten wieder deaktivieren?
Ja, jederzeit und selbstständig. In der Patientenaufnahme deaktivieren Sie ihn im Nelly Portal unter Einstellungen → Dokumente → Allgemein. Das PVS-Fenster lässt sich an jedem einzelnen Arbeitsplatz ein- und ausschalten.
Erhält die Praxis eine Rückmeldung, ob ein Patient eine Versicherung abgeschlossen hat?
Erhält die Praxis eine Rückmeldung, ob ein Patient eine Versicherung abgeschlossen hat?
Ja, sofern der Patient über privadent abgeschlossen hat. Der Versicherungsschutz wird dann direkt im PVS-Fenster angezeigt.
Kontakt & Support
Bei Rückfragen zum Versicherungsassistenten steht Ihnen neben Ihrem Nelly-Ansprechpartner auch die privadent GmbH direkt zur Verfügung:
privadent GmbH – ein Tochterunternehmen der Nelly Solutions GmbH
Hauptstraße 15, 85586 Poing
E-Mail: service@privadent.de