Ihre Dokumentation wird in Nelly erstellt, erscheint aber nicht in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS)? In den meisten Fällen lässt sich die Ursache in wenigen Schritten selbst finden und beheben.
So funktioniert die Übertragung
Wenn Sie eine Dokumentation abschließen, überträgt Nelly automatisch drei Informationen in Ihr PVS:
den Text der Dokumentation,
die Zuordnung zum Patienten,
die Zuordnung zum Behandler.
Fehlt die Patienten- oder Behandler-Zuordnung, kann Nelly die richtige Akte im PVS nicht ansteuern und die Übertragung wird nicht korrekt ausgeführt.
Selbst-Check
Die folgenden Punkte decken die häufigsten Ursachen ab. Gehen Sie sie der Reihe nach durch.
1. Termin immer aus „Behandlungen“ starten
Der häufigste Grund für eine fehlende Übertragung ist ein manuell angelegter Termin. Manuell angelegte Termine haben in Nelly keine Verbindung zur Patienten- und Behandler-Kennung aus Ihrem PVS. Die Dokumentation kann dann nicht zugeordnet und nicht übertragen werden.
Lösung:
Starten Sie die Behandlung über den Reiter „Behandlungen“ und wählen Sie den Termin aus, der aus Ihrem Kalender eingelesen wurde.
Wurde die Doku bereits über einen manuellen Termin erstellt- wenn der Behandler und Patient synchronisiert sind, kann die Übertragung trotzdem funktionieren. Sollten Sie jedoch eine Fehlermeldung erhalten, kopieren Sie die Dokumentation manuell in Ihr PVS.
2. Patient oder Behandler wird nicht zugeordnet
Damit Nelly die Dokumentation in das PVS überträgt, müssen Patient und Behandler eindeutig mit Ihrem PVS verknüpft sein. Dies sind beide immer, wenn Nelly einen Termin aus Ihrem PVS herausliest und in der Behandlungsübersicht anzeigt.
Bei Praxen, die mit Doctolib planen, kommen die Termine nicht aus dem PVS. Dort werden die Behandler nicht automatisch ausgelesen.
Sofern Sie Termine manuell in Nelly anlegen und nicht bereits synchronisierte Termine verwenden, kann es vorkommen, dass die Synchronisation nicht vollständig vorhanden ist. Sehen Sie bspw. in der Behandlungsansicht einen Hinweis wie „Patient konnte nicht zugeordnet werden“ oder „Behandler konnte nicht zugeordnet werden“, gehen Sie diese Fragen der Reihe nach durch:
Ist der Behandler auf der Ärzte-Seite als „Synchronisiert“ markiert? (Praxis Admin > Ärzte, Spalte „PVS-Sync-Status“)
Nein: prüfen, warum er nicht synchronisiert ist (im PVS als „Arzt“ hinterlegt? Termin vorhanden?)
Hinweis:
Sie können den Behandler auch selbst verknüpfen: Lesen Sie die ID des Behandlers in Ihrem PVS ab, klicken Sie unter Praxis Admin > Ärzte beim betreffenden Behandler auf „Bearbeiten" und tragen Sie die ID im Feld „PMS ID" ein.
Wo sie die Behandler ID im PVS finden, können sie hier nachlesen.
Der Behandler wird danach als „Synchronisiert" angezeigt.
Bei manuell angelegten Terminen können Sie alternativ einen bereits als „Synchronisiert" markierten Arzt wählen.
Ja: „Synchronisiert“ ist Voraussetzung, aber keine Garantie – weiter mit der nächsten Frage.
2. Ist der Patient in Nelly mit dem PVS synchronisiert?
Nein: im PVS anlegen, bzw. Sync herstellen und 1–2 Minuten auf die Synchronisierung warten.
Ja: an den Support wenden (siehe unten).
Hinweis: Die Behandler Namen in Nelly müssen exakt mit denen im PVS-Kalender übereinstimmen – sonst legt Nelly automatisch doppelte Einträge an.
3. Ein Behandler fehlt in der Ärzte-Liste
Fehlt ein Behandler ganz in der Liste, sind das die häufigsten Ursachen:
Der Behandler wurde in Nelly gelöscht oder deaktiviert.
Der Behandler ist im PVS als Assistenz/Hilfskraft statt als „Arzt“ hinterlegt.
Für den Behandler gab es im PVS noch keine Termine.
Lösung:
Wurde der Behandler in Nelly gelöscht? Ein manuelles Wiederherstellen ist derzeit nicht möglich – bitte an den Support wenden.
Prüfen Sie im PVS, ob der Behandler dort als „Arzt“ hinterlegt ist (nicht als Assistenz). Falls nötig, die Rolle im PVS anpassen.
Stellen Sie sicher, dass für den Behandler mindestens ein Termin im PVS existiert.
Ist der Behandler in Ihrem PVS vorhanden, in Nelly aber nicht sichtbar, können Sie ihn unter Praxis Admin > Ärzte selbst anlegen und dabei die ID aus Ihrem PVS im Feld "PMS ID" hinterlegen.
4. Rotes Warndreieck oder Fehlermeldung
Ein Warnsymbol bzw. eine Fehlermeldung an der Dokumentation weist auf eine nicht abgeschlossene Übertragung hin – meist wegen einer fehlenden Zuordnung (siehe Abschnitte 1–3).
Prüfen Sie außerdem:
Haben Sie die Dokumentation bestätigt? Nur bestätigte Dokumentationen werden übertragen.
Aktualisieren Sie das PVS: Die Dokumentation erscheint erst, nachdem das PVS aktualisiert wurde – wechseln Sie einmal in eine andere Akte oder klicken Sie auf „Sichern“.
5. Wo finde ich die übertragene Dokumentation im PVS?
Der Zielort hängt von Ihrem PVS ab:
PVS | Zielort der Dokumentation |
Charly | Behandlungsblatt |
Dampsoft | Patienteninfo |
Z1.Pro | Leistungserfassung |
ivoris | Karteiblatt Zahnarzt |
Hinweis für Z1.Pro: Sind sehr viele Dokumente gleichzeitig in der Übertragungs-Warteschlange, kann sich die Übertragung verzögern. Prüfen Sie zunächst die Punkte oben; erscheint die Doku nach einigen Minuten trotzdem nicht, wenden Sie sich an den Support.
Weitere Fälle & Hilfe
Sie nutzen Doctolib als Kalender? Wie Sie Ihre Termine nach Nelly bringen und Ihre Behandler mit dem PVS verknüpfen, lesen Sie im Artikel Nelly KI Dokumentation: Doctolib Sync – Beta Benutzerleitfaden.
Die Doku kommt an, aber Inhalte fehlen? Das liegt meist an der Aufnahmequalität (Mikrofon, Browser). Tipps dazu im Artikel Die KI Dokumentation im Nelly Portal.
Es hilft nichts weiter? So erreichen Sie uns
Haben Sie alle Punkte geprüft und die Dokumentation kommt weiterhin nicht im PVS an, wenden Sie sich an support@gonelly.de. Bitte halten Sie bereit:
Ihre Praxis-/Kundennummer
betroffener Termin (Datum, Uhrzeit, Patienten-ID) oder betroffener Behandler
Wurde der Termin aus „Behandlungen“ oder manuell gestartet?
welche Fehlermeldung angezeigt wird (gern mit Screenshot)
Ihr PVS (Charly, Dampsoft, Z1.Pro, ivoris …)
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