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Die KI Dokumentation im Nelly Portal

Dieser Artikel erklärt alles, was Sie für den Start mit der Nelly KI Dokumentation wissen müssen: Systemvoraussetzungen, Mikrofon-Einrichtung, Behandlungsablauf mit Spracheingabe und automatische Übertragung ins PMS.

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Verfasst von Sanja Devcic

Was ist die Nelly KI Dokumentation?

Die Nelly KI Dokumentation ist unsere KI-Assistenz, die Behandlungen mittels Spracheingabe mitschreibt und daraus in Echtzeit strukturierte Dokumentationen erstellt. Sie behandeln wie gewohnt, Nelly übernimmt die Dokumentation direkt in Ihrem Nelly Portal.

Wie erleichtert die Nelly KI Dokumentation den Praxisalltag?

Die KI Dokumentation spart Zeit und verbessert die Dokumentationsqualität in Ihrer Praxis:

  • Zeitersparnis im Alltag durch weniger Tippen und Nachbearbeiten der Dokumentation

  • Hohe und konstante Dokumentationsqualität

  • Integration ins Praxisverwaltungssystem — automatisch nach Bestätigung (bei aktiver PMS-Integration)

  • Die KI passt sich mit der Zeit Ihrem Dokumentationsstil an

Was dokumentiert die KI?

Nach der Aufnahme erstellt Nelly eine strukturierte Dokumentation mit:

  • Patientenanamnese

  • Befund

  • Durchgeführte Behandlung

  • Nächste Schritte / Aufklärung

💡 Hinweis

Die Dokumentation können Sie vor der Bestätigung beliebig anpassen, ergänzen oder kürzen. Nach dem Klick auf „Dokumentation bestätigen“ ist keine Bearbeitung in Nelly mehr möglich — Änderungen müssen dann direkt im PMS erfolgen.

Die KI lernt mit Ihrer Praxis

Jede Änderung, die Sie in der Dokumentation im Nelly Portal vornehmen, wird von der KI als Hinweis aufgenommen. Mit der Zeit passt sich die Dokumentation Ihrem Stil, Ihren Fachbegriffen und Ihrem Praxisstandard an — ganz automatisch.

✅ Tipp

Nehmen Sie sich besonders in den ersten Wochen Zeit, die Dokumentation im Nelly Portal zu korrigieren. Je mehr Feedback Sie geben, desto besser wird die KI für Ihre Praxis.

Systemvoraussetzungen

Damit die Nelly KI Dokumentation zuverlässig funktioniert, müssen einige technische Voraussetzungen in Ihrer Praxis erfüllt sein.

Browser

Verwenden Sie in allen Behandlungsräumen Chrome oder einen anderen Chromium-basierten Browser (z. B. Microsoft Edge).

⚠️ Wichtig

Firefox und Safari werden zur Zeit nicht unterstützt, da deren integrierte Geräuschunterdrückung die Sprachaufnahme erheblich beeinträchtigt. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für schlechte Aufnahmequalität.

WLAN

In jedem Behandlungsraum, in dem die KI Dokumentation genutzt werden soll, muss ein stabiles WLAN vorhanden sein. Eine kabelgebundene Verbindung ist alternativ ebenfalls möglich.

Computer & Anschlüsse

  • Jeder Rechner sollte über mindestens einen freien USB-Anschluss verfügen (für das Mikrofon)

  • Neuere Rechner mit ausschließlich USB-C benötigen einen USB-C-Adapter (Nelly stellt diesen bei Bedarf)

  • Betriebssystem: Windows (die Nelly-Installation auf dem Praxisserver läuft aktuell nur auf Windows)

  • Das Mikrofon kann auch an ein Tablet angeschlossen werden

💡 Hinweis

Die eigentliche Installation des Nelly Connectors und des PrivYou-Dienstes erfolgt auf Ihrem Praxisserver — nicht auf den einzelnen Rechnern in den Behandlungszimmern. Für die Installation ist IT-Admin-Zugang zum Server erforderlich.

PMS-Integration

Für die automatische Terminübernahme und den Rückschrieb der Dokumentation ins PMS wird eine Verbindung zu Ihrem Praxisverwaltungssystem benötigt. Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an — dieser richtet die passende Integration für Ihre Praxis ein.

Übersicht auf einen Blick

Anforderung

Details

Browser

Chrome oder Edge (kein Firefox, kein Safari)

WLAN

Stabil in allen Behandlungsräumen

USB-Anschluss

Mind. 1 freier Port pro Rechner oder USB-C bei Tablets

Server-Betriebssystem

Windows (für Installation)

PMS

Sprechen Sie Ihren Nelly Ansprechpartner direkt an

Mikrofone: Blue Yeti & RØDE Wireless

Für die Nelly KI Dokumentation können Sie zwischen zwei Mikrofon-Modellen wählen. Nelly stellt die Mikrofone im Rahmen des Vertrags zur Miete bereit.

Welches Mikrofon passt zu mir?

Blue Yeti (Standmikrofon)

RØDE Wireless Micro (Mikrofon zum Anklippen)

Typ

Kabelgebunden (USB)

Kabellos (Bluetooth)

Platzierung

Auf dem Tisch/Schreibtisch

Am Kragen des Behandlers

Akku

Keine (USB-Strom)

7 Std. | +2 Ladungen per Etui

Vorbereitung

Keine

Aufladen & Farb-Sticker

Ideal für

Festes Zimmer-Setup

Bewegungsfreiheit im Zimmer

Blue Yeti einrichten

  1. Mikrofon senkrecht aufstellen (wichtig: seitliche Einsprechrichtung!)

  2. Per USB-Kabel an den Rechner anschließen

  3. Drehregler auf der Rückseite auf Kugelcharakteristik stellen (optimiert für Raumaufnahmen)

  4. Im Nelly Portal: „Yeti“ als Tonquelle auswählen und Mikrofonzugriff erlauben

  5. Unter „Erweiterte Einstellungen“ prüfen, dass „Yeti“ aktiv ist

✅ Tipp

Das blaue Signal am Mikrofonbutton im Nelly Portal sollte mittig oder mehr ausschlagen — das zeigt eine gute Aufnahmequalität an.

RØDE Wireless Micro einrichten

  1. Sender (Mikrofone) und Empfänger aus dem Ladeetui nehmen

  2. LEDs prüfen — sie blinken bis zur Kopplung, dann Dauerlicht

  3. Empfänger direkt in den USB-Anschluss des Rechners stecken (ggf. USB-C-Adapter verwenden)

  4. Im Nelly Portal: „Wireless MICRO“ auswählen und Zugriff erlauben

  5. Mikrofon am Hemd- oder Jackenkragen befestigen (Clip oder Magnet)

⚠️ Wichtig

Das RØDE-Mikrofon nicht auf Möbeln oder dem Tisch ablegen — nur am Körper tragen. Wichtig: Jedes RØDE-Set (Sender + Empfänger) sollte immer im selben Behandlungszimmer bleiben, damit die Koppelung erhalten bleibt. Aufnahmen vom Tisch aus haben deutlich schlechtere Qualität.

Pflege und Reinigung

Da die Mikrofone technische Geräte sind, sollten sie nicht nass werden oder großen Mengen chemischer Mittel ausgesetzt werden. Reinigen Sie die Mikrofone vorsichtig mit desinfizierten Tüchern.

Was tun bei schlechter Aufnahmequalität?

Wenn die Dokumentation unvollständig wirkt oder viele Lücken hat, helfen diese Schritte:

  • Prüfen Sie, ob das richtige Mikrofon im Nelly Portal ausgewählt ist

  • Prüfen Sie, ob der Browser-Zugriff auf das Mikrofon erteilt ist (Chrome: Adressleiste → Kamera-Symbol)

  • Stellen Sie sicher, dass das Blue Yeti zum Behandler zeigt (nicht zur Wand oder zum Patienten)

  • Das RØDE-Mikrofon am Kragen und nicht auf dem Tisch ablegen

  • Stabiles WLAN im Behandlungszimmer prüfen

  • Wenn alle Schritte geprüft wurden: support@gonelly.de kontaktieren

Eigene Mikrofone verwenden

Sie können auch eigene Mikrofone einsetzen. Nelly empfiehlt die oben genannten Modelle aufgrund der bewährten Aufnahmequalität, die Entscheidung liegt aber bei Ihrer Praxis. Bei Fragen zu alternativen Mikrofonen wenden Sie sich an support@gonelly.de.

So läuft die Behandlung mit der Nelly KI ab

Dieser Artikel zeigt Ihnen den kompletten Ablauf — vom Einholen der Einwilligung bis zur fertigen Dokumentation in Ihrem PMS. Klicken Sie auf jeden Schritt, um die Details aufzuklappen.

So funktioniert es im Überblick

1. Einwilligungserklärung Praxis-Software-Assistenz einholen

Jeder Patient muss vor der Aufnahme in die Verarbeitung seiner Sprachaufnahmen einwilligen. Eine Einwilligungserklärung kann in den Nelly-Flow integriert werden und wird den Patienten automatisch in der Anamnese ausgespielt. Alternativ kann die Praxis auch eigene Dokumente verwenden. Wichtig ist in jedem Fall, eine Aufzeichnung nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten durchzuführen.

👤 Patienten haben das Recht, die Einwilligung zu verweigern. Wenn ein Patient keine Einwilligung erteilt, darf keine Aufnahme erstellt werden.

2. Termin im Nelly Portal öffnen

Öffnen Sie das Nelly Portal über Ihren Browser (Chrome oder Edge). Ihre Termine für den Tag werden automatisch aus Ihrem PMS angezeigt.

📅 Falls Sie Doctolib als Kalender nutzen: Termine werden nicht automatisch synchronisiert. Bitte lesen Sie den Artikel Doctolib — manueller CSV-Import.

Überblick: Terminansicht im Nelly Portal

In der Behandlungsübersicht können Sie Ihre Termine nach folgenden Kriterien filtern:

  • Nach Behandler

  • Nach Terminart

  • Nach Raum

3. Behandlung starten und Aufnahme beginnen

Es gibt zwei Optionen, die Behandlung im Nelly Portal zu starten:

  • Option 1: Über den Reiter „Behandlung“ auf die jeweilige Behandlung klicken und auf den gelben Button „Behandlung beginnen“ klicken

  • Option 2: Über den Reiter „Patienten"

Wann starte ich die Behandlung am besten?

Starten Sie die Behandlung in Nelly gleichzeitig mit dem natürlichen Beginn des Termins — so wie Sie normalerweise die Akte im PMS öffnen. So geht keine Dokumentation verloren.

In der Patientenansicht sehen Sie nochmal alle, für die Behandlung relevanten Daten aus der Anamnese auf einen Blick:

✅ Tipp:

Am einfachsten: Die ZFA öffnet den Termin im Nelly Portal und startet die Aufnahme, bevor der Behandler ins Zimmer kommt. Dann muss der Behandler nur noch „Aufnahme starten“ klicken.

Während der Aufnahme

  • Die Aufnahme kann jederzeit pausiert und wieder fortgesetzt werden.

  • Sie können parallel das PMS öffnen (z. B. für das Odontogramm) — dazu das Browser-Fenster nur minimieren, nicht schließen.

  • Erkennt Nelly, wann der Arzt und wann der Patient spricht? Ja — die Patientenanamnese kann separat aufgenommen werden. Diese Option lässt sich global unter KI-Assistenz → Einstellungen aktivieren.

Sie können über folgende Symbole die Behandlungs-Dokumentation kopieren oder sich nochmal das Transkript anzeigen lassen.

⚠️ Wichtig:

Klicken Sie auf „beenden“ statt „pausieren", kann die Aufnahme nicht mehr fortgesetzt werden. Nutzen Sie immer „pausieren", wenn Sie noch etwas hinzufügen möchten.

4. Nelly transkribiert das Gespräch live und erstellt die Dokumentation

Nachdem die Aufnahme beendet wurde, erstellt Nelly automatisch eine strukturierte Dokumentation. Diese können Sie vor der Bestätigung prüfen und anpassen.

Dokumentation bearbeiten Die generierte Dokumentation zeigt Befund, Diagnose, Behandlung und Empfehlungen. Sie können:

  • Einzelne Zeilen direkt in der Oberfläche bearbeiten

  • Neue Punkte über „Punkte hinzufügen" ergänzen

  • Inhalte löschen

✅ Tipp:

Die KI lernt mit: Jede Änderung im Nelly Portal gibt der KI einen Lernhinweis. Mit der Zeit dokumentiert Nelly immer genauer in Ihrem Stil.

5. Dokumentation bestätigen und übertragen ins PMS

Wenn die Dokumentation vollständig ist, klicken Sie auf „Dokumentation abschließen". Damit wird die Dokumentation finalisiert und automatisch ins PMS übertragen (ins Behandlungsblatt des Patienten).

⚠️ Wichtig:

„Dokumentation bestätigen" ist endgültig. Nach der Bestätigung können Änderungen nur noch direkt im PMS vorgenommen werden.

Dokumentation im PMS prüfen

Nach der Bestätigung erscheint die Dokumentation im Behandlungsblatt des Patienten in Ihrem PMS. Das PMS muss einmal aktualisieren — entweder durch Wechsel in eine andere Akte oder durch Klick auf „Sichern".

Termine: Charly, Dampsoft, Doctolib & manuelle Eingabe

Nelly zeigt Ihnen Ihre Termine direkt im Nelly Portal an. Wie die Termine dort ankommen, hängt von Ihrem Kalender-System ab.

Dampsoft — automatische Synchronisation

Bei aktiver Dampsoft-Integration werden Termine automatisch in das Nelly Portal übernommen (inkl. Patient, Behandler und Uhrzeit aus dem PMS).

Nach der Bestätigung wird die fertige Dokumentation automatisch zurück ins PMS übertragen (in die Patientenakte bzw. ins Behandlungsblatt) — ohne manuelles Kopieren.

Voraussetzungen & Ablauf:

  • Für die automatische Integration ins PMS ist in der Regel eine Server‑Installation notwendig (PrivYou + Nelly Connector). Bei Dampsoft ist das Voraussetzung für automatische Synchronisation und Rückschrieb

  • Der Praxisserver muss Windows nutzen; für die Installation wird IT-Admin-Zugang benötigt.

  • Die Installation hat in der Regel keinen Einfluss auf den laufenden Praxisbetrieb und kann währenddessen erfolgen.

  • Vorab werden ggf. Voraussetzungen/Anforderungen an die Praxis/IT geschickt.

  • Sobald die Integration aktiv ist, werden Termine automatisch übernommen und die Dokumentation nach Bestätigung automatisch zurückgeschrieben.

Charly (Solutio) — automatische Synchronisation

Bei aktiver Charly-Integration werden Ihre Termine automatisch in das Nelly Portal übertragen. Sie müssen nichts weiter tun.

⚠️ Wichtig:

Die Arztnamen in Nelly müssen exakt mit den Namen im Charly-Kalender übereinstimmen. Abweichungen (z. B. „Dr. Müller" vs. „Müller") führen dazu, dass Nelly automatisch doppelte Einträge anlegt. Prüfen Sie unter Einstellungen → Arztzuordnung, ob alle Behandler korrekt zugewiesen sind.

Doctolib — manueller CSV-Import

Wenn Sie Doctolib als Kalender nutzen und die Termine nicht parallel im PMS-Terminbuch gepflegt werden, kann Nelly den Doctolib-Kalender nicht direkt auslesen. Sie importieren Termine stattdessen per CSV-Datei.

Einmalige Vorbereitung

  1. Beim Doctolib-Support den CSV-Export der Terminhistorie freischalten lassen (mind. 1 Woche vor Nutzungsstart)

Regelmäßiger Ablauf

  1. Terminkalender aus Doctolib als CSV exportieren

  2. Im Nelly Portal unter KI-Assistenz → Behandlungen den Button „CSV hochladen" klicken

  3. CSV-Datei auswählen und hochladen

💡 Hinweis:

Jeder neue CSV-Upload aktualisiert bestehende Termine — es entstehen keine Duplikate. Sie müssen nicht täglich hochladen; eine wöchentliche Aktualisierung reicht in den meisten Fällen aus. Bei kurzfristigen Änderungen können Termine auch manuell angelegt werden.

Termin manuell anlegen

  1. Im Reiter „Patienten" den gewünschten Patienten suchen und klicken

  2. „Behandlung starten" auswählen und Behandler sowie Terminart angeben

  3. Alternativ: „Neuen Termin anlegen" mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Terminart

✅ Tipp:

Wählen Sie beim manuellen Anlegen immer eine Terminart aus (z. B. „Wurzelkanalbehandlung", „Prophylaxe"). Nelly wird künftig auf Basis der Terminart passende Behandlungsleistungen vorschlagen.

❓Q&A - Häufige Fragen

Kann ich eine bestätigte Dokumentation nochmal bearbeiten?

💡 Antwort: Nein. Nach „Dokumentation bestätigen" ist keine Bearbeitung in Nelly mehr möglich. Änderungen müssen direkt im PMS erfolgen.

Ich habe aus Versehen auf „beenden" statt „pausieren" geklickt — was nun?

💡 Antwort: Ein Fortsetzen der Aufnahme ist nach „beenden" nicht mehr möglich. Die bisher transkribierte Aufnahme ist aber noch vorhanden — Sie können die Dokumentation daraus generieren und Inhalte manuell ergänzen.

Ich bin sicher, dass ich etwas gesagt habe — es steht aber nicht in der Dokumentation.

💡 Antwort: Öffnen Sie das Transkript in der Behandlungsansicht. Dort finden Sie die vollständige Mitschrift und können fehlende Inhalte in die Dokumentation übertragen.

Kann die KI praxisspezifische oder kindgerechte Begriffe erkennen, z.B. „Kuchenform" für Krone?

💡 Antwort:

Aktuell arbeitet die KI mit medizinischen Standardbegriffen. Individuelle oder praxisspezifische Vokabeln können noch nicht hinterlegt werden. Die KI lernt jedoch mit der Zeit durch Korrekturen im Nelly Portal. Je mehr Feedback gegeben wird, desto besser passt sie sich dem Praxisstil an.

Die Dokumentation ist zu lang und enthält zu viele Fachbegriffe. Kann das angepasst werden?

💡 Antwort:

Dokumentationslänge und der Stil lassen sich aktuell nicht eigenständig konfigurieren. Korrekturen direkt im Nelly Portal helfen der KI, sich anzupassen. Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an, wenn die Dokumentation dauerhaft zu ausführlich ist.

Wie viele Behandlungen habe ich diesen Monat bereits dokumentiert?

💡 Antwort: Den aktuellen Zähler sehen Sie im Nelly Portal unter KI-Assistenz → Behandlungen. Ihr monatliches Limit ist im gebuchten Paket festgelegt.

Ich bin über mein Behandlungslimit gekommen — was passiert?

💡 Antwort: Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an. Das Limit kann angepasst oder ein Upgrade besprochen werden.

Ich möchte nicht, dass das Transkript nach der Dokumentation noch sichtbar ist.

💡 Antwort: Die Transkript-Ansicht kann deaktiviert werden. Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an, wenn Sie diese Option deaktivieren möchten.

Wie lange und wo werden die Transkripte gespeichert?

💡 Antwort:

Transkripte werden ausschließlich im Nelly Portal gespeichert und bleiben dort, bis sie manuell gelöscht werden. Auf Wunsch kann die Transkriptansicht auch vollständig deaktiviert werden – sprechen Sie dazu Ihren Nelly-Ansprechpartner an.

Kann die KI Dokumentation per VPN remote genutzt werden?

💡Antwort:

Ja, grundsätzlich ist die Nutzung über VPN möglich, sofern eine stabile Verbindung gewährleistet ist.

Im Transkript erscheint „NO SPEECH" – was bedeutet das?

💡 Antwort:

„NO SPEECH" erscheint, wenn in einem Aufnahmeabschnitt keine Sprache erkannt wurde, z.B. bei Stille oder zu leisen Passagen. Das beeinflusst nur den betroffenen Abschnitt; die restliche Dokumentation wird normal erstellt.

Funktioniert die KI auch auf Schweizerdeutsch oder anderen Sprachen?

💡 Antwort:

Die KI unterstützt Deutsch (inkl. Dialekte) sowie weitere Sprachen. Die Dokumentation wird automatisch auf Deutsch ausgegeben. Bei spezifischen Dialekten oder Sprachen kann die Erkennungsqualität variieren – testen Sie dies gerne in Ihrer Praxis und geben Sie uns Feedback.

Zeigt die KI Qualitätsschwankungen?

💡Antwort:

Wie bei KI-Modellen üblich, können gelegentlich leichte Qualitätsschwankungen auftreten. Regelmäßige Korrekturen im Nelly Portal helfen, die Qualität für Ihre Praxis langfristig zu verbessern.

Kann die Reihenfolge der Dokumentationszeilen nachträglich geändert werden?

💡Antwort:

Eine Drag-and-Drop-Funktion zum Umsortieren der Dokumentationszeilen ist aktuell nicht verfügbar. Inhalte können jedoch manuell bearbeitet oder gelöscht und neu eingegeben werden.

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