Was ist die Nelly KI Dokumentation?

Die Nelly KI Dokumentation ist unsere KI-Assistenz, die Behandlungen mittels Spracheingabe mitschreibt und daraus in Echtzeit strukturierte Dokumentationen erstellt. Sie behandeln wie gewohnt, Nelly übernimmt die Dokumentation direkt in Ihrem Nelly Portal.

Wie erleichtert die Nelly KI Dokumentation den Praxisalltag?

Die KI Dokumentation spart Zeit und verbessert die Dokumentationsqualität in Ihrer Praxis:

Zeitersparnis im Alltag durch weniger Tippen und Nachbearbeiten der Dokumentation
Hohe und konstante Dokumentationsqualität
Integration ins Praxisverwaltungssystem — automatisch nach Bestätigung (bei aktiver PMS-Integration)
Die KI passt sich mit der Zeit Ihrem Dokumentationsstil an

Was dokumentiert die KI?

Nach der Aufnahme erstellt Nelly eine strukturierte Dokumentation. Sie können zwischen zwei Formaten wählen:

Ausführliche Dokumentation (Standard): Die Dokumentation gliedert sich in vier Abschnitte — Patientenanamnese, Befund, Durchgeführte Behandlung, Nächste Schritte / Aufklärung.

Kurze Dokumentation: Nelly erstellt eine einzige, chronologische Notiz im knappen Karteikartenstil mit einer Zusammenfassung in einer Zeile oben. Jeder Eintrag lässt sich umsortieren, ergänzen oder löschen. Dieses Format können Sie praxisweit aktivieren und zusätzlich für jeden Termin individuell wechseln.

So aktivieren Sie die kurze Dokumentation: Praxis Admin → Einstellungen → Abrechnungsassistent → Allgemein → „Kurze Dokumentation"

💡 Hinweis

Die Dokumentation können Sie vor der Bestätigung beliebig anpassen, ergänzen oder kürzen. Nach dem Klick auf „Dokumentation bestätigen“ ist keine Bearbeitung in Nelly mehr möglich — Änderungen müssen dann direkt im PMS erfolgen.

Die KI lernt mit Ihrer Praxis

Jede Änderung, die Sie in der Dokumentation im Nelly Portal vornehmen, wird von der KI als Hinweis aufgenommen. Mit der Zeit passt sich die Dokumentation Ihrem Stil, Ihren Fachbegriffen und Ihrem Praxisstandard an — ganz automatisch.

Darüber hinaus können Sie den Dokumentationsstil je Terminart individuell anpassen: Reihenfolge, Fachbegriffe und feste Vorgaben lassen sich im Prompt-Editor pro Terminart festlegen. Mehr dazu in: Individuelle Dokumentationsleitfaden je Terminart

✅ Tipp

Nehmen Sie sich besonders in den ersten Wochen Zeit, die Dokumentation im Nelly Portal zu korrigieren. Je mehr Feedback Sie geben, desto besser wird die KI für Ihre Praxis.

Systemvoraussetzungen

Damit die Nelly KI Dokumentation zuverlässig funktioniert, müssen einige technische Voraussetzungen in Ihrer Praxis erfüllt sein.

Browser

Verwenden Sie in allen Behandlungsräumen Chrome oder einen anderen Chromium-basierten Browser (z. B. Microsoft Edge).

⚠️ Wichtig

Firefox und Safari werden zur Zeit nicht unterstützt, da deren integrierte Geräuschunterdrückung die Sprachaufnahme erheblich beeinträchtigt. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für schlechte Aufnahmequalität.

WLAN

In jedem Behandlungsraum, in dem die KI Dokumentation genutzt werden soll, muss ein stabiles WLAN vorhanden sein. Eine kabelgebundene Verbindung ist alternativ ebenfalls möglich.

Computer & Anschlüsse

Jeder Rechner sollte über mindestens einen freien USB-Anschluss verfügen (für das Mikrofon)
Neuere Rechner mit ausschließlich USB-C benötigen einen USB-C-Adapter (Nelly stellt diesen bei Bedarf)
Betriebssystem: Windows (die Nelly-Installation auf dem Praxisserver läuft aktuell nur auf Windows)
Das Mikrofon kann auch an ein Tablet angeschlossen werden

💡 Hinweis

Die eigentliche Installation des Nelly Connectors und des PrivYou-Dienstes erfolgt auf Ihrem Praxisserver — nicht auf den einzelnen Rechnern in den Behandlungszimmern. Für die Installation ist IT-Admin-Zugang zum Server erforderlich.

PMS-Integration

Für die automatische Terminübernahme und den Rückschrieb der Dokumentation ins PMS wird eine Verbindung zu Ihrem Praxisverwaltungssystem benötigt. Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an — dieser richtet die passende Integration für Ihre Praxis ein.

Unterstützte PMS: Charly, Dampsoft, Z1 Pro, ivoris, Teemer sowie weitere. Eine aktuelle Übersicht erhalten Sie von Ihrem Nelly-Ansprechpartner.

Übersicht auf einen Blick

Anforderung	Details
Browser	Chrome oder Edge (kein Firefox, kein Safari)
WLAN	Stabil in allen Behandlungsräumen
USB-Anschluss	Mind. 1 freier Port pro Rechner oder USB-C bei Tablets
Server-Betriebssystem	Windows (für Installation)
PMS	Sprechen Sie Ihren Nelly Ansprechpartner direkt an

Mikrofone: Blue Yeti & RØDE Wireless

Für die Nelly KI Dokumentation können Sie zwischen zwei Mikrofon-Modellen wählen. Nelly stellt die Mikrofone im Rahmen des Vertrags zur Miete bereit.

Welches Mikrofon passt zu mir?

	Blue Yeti (Standmikrofon)	RØDE Wireless Micro (Mikrofon zum Anklippen)
Typ	Kabelgebunden (USB)	Kabellos (Bluetooth)
Platzierung	Auf dem Tisch/Schreibtisch	Am Kragen des Behandlers
Akku	Keine (USB-Strom)	7 Std. \| +2 Ladungen per Etui
Vorbereitung	Keine	Aufladen & Farb-Sticker
Ideal für	Festes Zimmer-Setup	Bewegungsfreiheit im Zimmer

Blue Yeti einrichten

Mikrofon senkrecht aufstellen (wichtig: seitliche Einsprechrichtung!)
Per USB-Kabel an den Rechner anschließen
Drehregler auf der Rückseite auf Kugelcharakteristik stellen (optimiert für Raumaufnahmen)
Im Nelly Portal: „Yeti“ als Tonquelle auswählen und Mikrofonzugriff erlauben
Unter „Erweiterte Einstellungen“ prüfen, dass „Yeti“ aktiv ist

✅ Tipp

Das blaue Signal am Mikrofonbutton im Nelly Portal sollte mittig oder mehr ausschlagen — das zeigt eine gute Aufnahmequalität an.

RØDE Wireless Micro einrichten

Sender (Mikrofone) und Empfänger aus dem Ladeetui nehmen
LEDs prüfen — sie blinken bis zur Kopplung, dann Dauerlicht
Empfänger direkt in den USB-Anschluss des Rechners stecken (ggf. USB-C-Adapter verwenden)
Im Nelly Portal: „Wireless MICRO“ auswählen und Zugriff erlauben
Mikrofon am Hemd- oder Jackenkragen befestigen (Clip oder Magnet)

⚠️ Wichtig

Das RØDE-Mikrofon nicht auf Möbeln oder dem Tisch ablegen — nur am Körper tragen. Wichtig: Jedes RØDE-Set (Sender + Empfänger) sollte immer im selben Behandlungszimmer bleiben, damit die Koppelung erhalten bleibt. Aufnahmen vom Tisch aus haben deutlich schlechtere Qualität.

Pflege und Reinigung

Da die Mikrofone technische Geräte sind, sollten sie nicht nass werden oder großen Mengen chemischer Mittel ausgesetzt werden. Reinigen Sie die Mikrofone vorsichtig mit desinfizierten Tüchern.

Was tun bei schlechter Aufnahmequalität?

Wenn die Dokumentation unvollständig wirkt oder viele Lücken hat, helfen diese Schritte:

Prüfen Sie, ob das richtige Mikrofon im Nelly Portal ausgewählt ist
Prüfen Sie, ob der Browser-Zugriff auf das Mikrofon erteilt ist (Chrome: Adressleiste → Kamera-Symbol)
Stellen Sie sicher, dass das Blue Yeti zum Behandler zeigt (nicht zur Wand oder zum Patienten)
Das RØDE-Mikrofon am Kragen und nicht auf dem Tisch ablegen
Stabiles WLAN im Behandlungszimmer prüfen
Die Audioqualität wird während der Aufnahme direkt im Footer angezeigt - beachten Sie diesen Hinweis frühzeitig, um Probleme sofort zu erkennen

Wenn alle Schritte geprüft wurden: support@gonelly.de kontaktieren

Eigene Mikrofone verwenden

Sie können auch eigene Mikrofone einsetzen. Nelly empfiehlt die oben genannten Modelle aufgrund der bewährten Aufnahmequalität, die Entscheidung liegt aber bei Ihrer Praxis. Bei Fragen zu alternativen Mikrofonen wenden Sie sich an support@gonelly.de.

So läuft die Behandlung mit der Nelly KI ab

Dieser Artikel zeigt Ihnen den kompletten Ablauf — vom Einholen der Einwilligung bis zur fertigen Dokumentation in Ihrem PMS.

1. Termin im Nelly Portal öffnen

Öffnen Sie das Nelly Portal über Ihren Browser (Chrome oder Edge). Ihre Termine für den Tag werden automatisch aus Ihrem PMS angezeigt.

📅 Falls Sie Doctolib als Kalender nutzen: Termine werden nicht automatisch synchronisiert. Bitte lesen Sie den Artikel Nelly KI Dokumentation: Nelly-Doctolib Sync – Beta Benutzerleitfaden.

Überblick: Terminansicht im Nelly Portal

In der Behandlungsübersicht können Sie Ihre Termine nach folgenden Kriterien filtern: nach Behandler, nach Terminart, nach Raum. Aktive Filter werden als einzeln entfernbare Chips direkt unter der Filterleiste angezeigt. Für das Datum stehen Schnellauswahlen zur Verfügung (heute, diese Woche, dieser Monat), statt manuell einen Datumsbereich setzen zu müssen.

2. Einwilligungserklärung Praxis-Software-Assistenz einholen

Jeder Patient muss vor der Aufnahme in die Verarbeitung seiner Sprachaufnahmen einwilligen. Eine Einwilligungserklärung kann in den Nelly-Flow integriert werden und wird den Patienten automatisch in der Anamnese ausgespielt. Alternativ kann die Praxis auch eigene Dokumente verwenden. Wichtig ist in jedem Fall, eine Aufzeichnung nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten durchzuführen.

👤 Patienten haben das Recht, die Einwilligung zu verweigern. Wenn ein Patient keine Einwilligung erteilt, darf keine Aufnahme erstellt werden.

Der Einwilligungsstatus ist in der Terminliste direkt sichtbar: Eine eigene Spalte zeigt an, ob die Einwilligung unterschrieben wurde oder noch fehlt. Bei fehlender Einwilligung erscheint auf der Behandlungsseite ein roter Hinweis.

Behandlung direkt starten

In der Terminliste können Sie über den Button „Behandlung starten" in der jeweiligen Zeile die Behandlung direkt starten — ohne die Termin-Detailansicht öffnen zu müssen. Ein Klick auf die Zeile selbst öffnet ein Seiten-Panel mit allen Termin- und Patientendaten.

3. Behandlung starten und Aufnahme beginnen

Es gibt zwei Optionen, die Behandlung im Nelly Portal zu starten:

Option 1: Über den Reiter „Behandlung“ auf die jeweilige Behandlung klicken und auf den gelben Button „Behandlung beginnen“ klicken

Option 2: Über den Reiter „Patienten"

Wann starte ich die Behandlung am besten?

Starten Sie die Behandlung in Nelly gleichzeitig mit dem natürlichen Beginn des Termins — so wie Sie normalerweise die Akte im PMS öffnen. So geht keine Dokumentation verloren.

✅ Tipp:

Am einfachsten: Die ZFA öffnet den Termin im Nelly Portal und startet die Aufnahme, bevor der Behandler ins Zimmer kommt. Dann muss der Behandler nur noch „Aufnahme starten“ klicken.

Während der Aufnahme

Die Aufnahme kann jederzeit pausiert und wieder fortgesetzt werden.
Sie können parallel das PMS öffnen (z. B. für das Odontogramm) — dazu das Browser-Fenster nur minimieren, nicht schließen.
Die Audioqualität wird live im Aufnahme-Footer angezeigt. Erscheint ein Warnhinweis (z.B. Hintergrundgeräusche), können Sie Mikrofon oder Umgebung sofort anpassen.
Fällt ein Bluetooth-Mikrofon kurzzeitig aus, setzt die Aufnahme nach dem Wiederverbinden automatisch fort.

4. Nelly transkribiert das Gespräch live und erstellt die Dokumentation

Nachdem die Aufnahme beendet wurde, erstellt Nelly automatisch eine strukturierte Dokumentation. Diese können Sie vor der Bestätigung prüfen und anpassen.

Dokumentationsstil wählen

Wenn in Ihrer Praxis die kurze Dokumentation aktiviert ist, können Sie den Stil (kurz oder ausführlich) direkt vor oder nach der Generierung im Footer wechseln — ohne die praxisweite Einstellung zu ändern.

Dokumentation bearbeiten

Die generierte Dokumentation zeigt Befund, Diagnose, Behandlung und Empfehlungen. Sie können:

Einzelne Zeilen direkt in der Oberfläche bearbeiten
Neue Punkte über „Punkte hinzufügen" ergänzen
Inhalte löschen oder umsortieren

✅ Tipp:

Die KI lernt mit: Jede Änderung im Nelly Portal gibt der KI einen Lernhinweis. Mit der Zeit dokumentiert Nelly immer genauer in Ihrem Stil.

5. Dokumentation bestätigen und ins PMS übertragen

Wenn die Dokumentation vollständig ist, klicken Sie auf „Dokumentation abschließen". Damit wird die Dokumentation finalisiert und automatisch ins PMS übertragen (ins Behandlungsblatt des Patienten).

Voraussetzung: Behandler muss synchronisiert sein

Damit die Dokumentation automatisch ins PMS übertragen werden kann, muss der Behandler in Nelly mit dem PMS verknüpft sein. Den Synchronisierungsstatus sehen Sie im Doctor Portal unter Ärzte: Ein grüner Chip „Synchronisiert" zeigt an, dass die Verknüpfung aktiv ist.

Falls ein Behandler noch nicht synchronisiert ist, kann die PMS-ID manuell eingetragen werden: Doctor Portal → Ärzte → Arzt bearbeiten → PMS ID eintragen. Mehr dazu: Behandler-ID in Charly, Dampsoft und Z1 Pro

⚠️ Wichtig:

„Dokumentation bestätigen" ist endgültig. Nach der Bestätigung können Änderungen nur noch direkt im PMS vorgenommen werden.

Bei Problemen mit der PMS-Übertragung: Häufige Probleme und Fragen zur Synchronisation im PMS

Termine: Charly, Dampsoft, Doctolib & manuelle Eingabe

Nelly zeigt Ihnen Ihre Termine direkt im Nelly Portal an. Wie die Termine dort ankommen, hängt von Ihrem Kalender-System ab.

Dampsoft — automatische Synchronisation

Bei aktiver Dampsoft-Integration werden Termine automatisch in das Nelly Portal übernommen (inkl. Patient, Behandler und Uhrzeit aus dem PMS).

Nach der Bestätigung wird die fertige Dokumentation automatisch zurück ins PMS übertragen (in die Patientenakte bzw. ins Behandlungsblatt) — ohne manuelles Kopieren.

Voraussetzungen & Ablauf:

Für die automatische Integration ins PMS ist in der Regel eine Server‑Installation notwendig (PrivYou + Nelly Connector). Bei Dampsoft ist das Voraussetzung für automatische Synchronisation und Rückschrieb
Der Praxisserver muss Windows nutzen; für die Installation wird IT-Admin-Zugang benötigt.
Die Installation hat in der Regel keinen Einfluss auf den laufenden Praxisbetrieb und kann währenddessen erfolgen.
Vorab werden ggf. Voraussetzungen/Anforderungen an die Praxis/IT geschickt.
Sobald die Integration aktiv ist, werden Termine automatisch übernommen und die Dokumentation nach Bestätigung automatisch zurückgeschrieben.

Charly (Solutio) — automatische Synchronisation

Bei aktiver Charly-Integration werden Ihre Termine automatisch in das Nelly Portal übertragen. Sie müssen nichts weiter tun.

⚠️ Wichtig:

Die Arztnamen in Nelly müssen exakt mit den Namen im Charly-Kalender übereinstimmen. Abweichungen (z. B. „Dr. Müller" vs. „Müller") führen dazu, dass Nelly automatisch doppelte Einträge anlegt. Prüfen Sie unter Einstellungen → Arztzuordnung, ob alle Behandler korrekt zugewiesen sind.

ivoris - automatische Synchronisation

Die AI-Scribe-Integration für ivoris ist seit Juli 2026 verfügbar. Die Dokumentation wird automatisch als datierter Eintrag ins ivoris-Karteiblatt übertragen. Aktive SaaS-Praxen mit aktivierten Ingestion-Toggles können die Integration selbst über den Doctor-Portal-Toggle „PMS Data Sync" aktivieren.

Doctolib — CSV-Import oder Termin-Push per Chrome-Erweiterung

Wenn Sie Doctolib als Kalender nutzen und die Termine nicht parallel im PMS-Terminbuch gepflegt werden, stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:

Option 1: CSV-Import

Einmalige Vorbereitung: Beim Doctolib-Support den CSV-Export der Terminhistorie freischalten lassen (mind. 1 Woche vor Nutzungsstart).

Regelmäßiger Ablauf:

Terminkalender aus Doctolib als CSV exportieren
Im Nelly Portal unter KI-Assistenz → Behandlungen den Button „CSV hochladen" klicken
CSV-Datei auswählen und hochladen

💡 Hinweis: Jeder neue CSV-Upload aktualisiert bestehende Termine — es entstehen keine Duplikate. Eine wöchentliche Aktualisierung reicht in den meisten Fällen aus.Option 2: Termin-Push per Chrome-Erweiterung

Option 2: Termin-Push per Chrome Erweiterung

Praxen können einen gewählten Datumsbereich aus dem Doctolib-Pro-Kalender per Chrome-Erweiterung direkt an Nelly übergeben. Die Termine landen im bekannten Prüf-Flow, ohne manuellen CSV-Export.

Mehr dazu: Nelly KI Dokumentation: Nelly-Doctolib Sync – Beta Benutzerleitfaden

Andere Kalender-Systeme - Upload oder manuelle Eingabe

Der Termin-Upload unterstützt neben Doctolib-CSV auch weitere Formate (u. a. ClickDoc, Jameda). Nelly erkennt Spalten und Format automatisch.

Termin manuell anlegen:

Im Reiter „Patienten" den gewünschten Patienten suchen und klicken
„Behandlung starten" auswählen und Behandler sowie Terminart angeben
Alternativ: „Neuen Termin anlegen" mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Terminart

✅ Tipp: Wählen Sie beim manuellen Anlegen immer eine Terminart aus (z.B. „Wurzelkanalbehandlung", „Prophylaxe"). Nelly wird künftig auf Basis der Terminart passende Behandlungsleistungen vorschlagen.

❓Q&A - Häufige Fragen

Dokumentation & Qualität

Kann ich eine bestätigte Dokumentation nochmal bearbeiten?

💡 Antwort: Nein. Nach „Dokumentation bestätigen" ist keine Bearbeitung in Nelly mehr möglich. Änderungen müssen direkt im PMS erfolgen.

Ich bin sicher, dass ich etwas gesagt habe — es steht aber nicht in der Dokumentation.

💡 Antwort: Öffnen Sie das Transkript in der Behandlungsansicht. Dort finden Sie die vollständige Mitschrift und können fehlende Inhalte manuell in die Dokumentation übertragen. Falls etwas im Transkript steht, was nicht gesprochen wurde, wenden Sie sich bitte an support@gonelly.de mit der Behandlungs-ID.

Kann die KI praxisspezifische oder kindgerechte Begriffe erkennen, z.B. „Kuchenform" für Krone?

💡 Antwort:

Ja — über den Dokumentationsleitfaden je Terminart können Sie der KI gezielt vorgeben, welche Fachbegriffe, Abkürzungen oder Formulierungen sie verwenden soll. Den Leitfaden finden Sie unter Terminart-Einstellungen → Doku-Prompt. Zusätzlich lernt die KI durch Korrekturen im Nelly Portal und passt sich mit der Zeit Ihrem Praxisstil an.

Mehr dazu: Individuelle Dokumentationsleitfaden je Terminart

Kann die Reihenfolge der Dokumentationszeilen geändert werden?

💡 Antwort:

Ja. Zeilen lassen sich per Drag-and-drop umsortieren, direkt bearbeiten oder löschen.

Zeigt die KI Qualitätatsschwankungen?

💡 Antwort: Wie bei KI-Modellen üblich, können gelegentlich leichte Schwankungen auftreten. Die Audioqualitätsanzeige im Aufnahme-Footer hilft, Probleme bereits während der Aufnahme zu erkennen. Regelmäßige Korrekturen verbessern die Qualität langfristig.

Ich habe im Prompt-Editor Änderungen eingegeben und die Seite verlassen - alles ist weg.

💡 Antwort: Änderungen im Prompt-Editor müssen vor dem Verlassen der Seite gespeichert werden. Es gibt keine automatische Zwischenspeicherung. Klicken Sie immer auf „Speichern", bevor Sie in einen anderen Bereich des Portals wechseln oder den Browser-Tab schließen.

Können GOZ- oder BEMA-Codes direkt als Leistungen ins PMS übertragen werden?

💡 Antwort: Nein, aktuell nicht. Die KI-Dokumentation überträgt die Behandlungsinhalte als strukturierten Freitext ins PMS. Eine automatische Übernahme als abrechenbare Leistungspositionen (GOZ/BEMA) ist derzeit nicht möglich. Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an, wenn das für Ihre Praxis relevant ist.

Das Datum der Dokumentation stimmt nicht — es zeigt das heutige Datum statt dem Behandlungsdatum.

💡 Antwort: Das Dokumentationsdatum entspricht dem Zeitpunkt der Bestätigung, nicht dem Behandlungsdatum. Wenn eine Behandlung vom Vortag erst am nächsten Tag bestätigt wird, trägt die Dokumentation das spätere Datum. Um das zu vermeiden, bestätigen Sie Dokumentationen möglichst noch am Behandlungstag.

Aufnahme & Audio

Ich habe aus Versehen auf „beenden" statt „pausieren" geklickt — was nun?

💡 Antwort: Ein Fortsetzen ist nicht mehr möglich. Die bereits transkribierte Aufnahme ist jedoch vorhanden — Sie können die Dokumentation daraus generieren und fehlende Inhalte manuell ergänzen.

Im Transkript erscheint „NO SPEECH" — was bedeutet das?

💡 Antwort: In diesem Aufnahmeabschnitt wurde keine Sprache erkannt, z.B. wegen Stille oder zu leisen Passagen. Nur der betroffene Abschnitt fehlt; die restliche Dokumentation wird normal erstellt. Prüfen Sie Mikrofon-Platzierung und Hintergrundgeräusche.

Die Audioqualitätsanzeige zeigt eine Warnung — ist etwas kaputt?

💡 Antwort: Nein. Die Anzeige im Aufnahme-Footer ist kein Fehler, sondern eine Informationsanzeige. Sie aktualisiert sich ca. alle 2 Minuten und zeigt, ob das Audio gut genug für eine zuverlässige Transkription ist. Bei schlechter Qualität: Mikrofon-Platzierung prüfen, Hintergrundgeräusche reduzieren oder Mikrofon wechseln.

Funktioniert die KI auch auf Schweizerdeutsch oder anderen Sprachen?

💡Antwort: Die KI unterstützt Deutsch (inkl. Dialekte) sowie weitere Sprachen. Die Dokumentation wird auf Deutsch ausgegeben. Bei starken Dialekten kann die Erkennungsqualität variieren.

Kann die KI Dokumentation per VPN remote genutzt werden?

💡 Antwort: Ja, sofern eine stabile Verbindung gewährleistet ist.

PMS & Synchronisation

Die Dokumentation wird nicht ins PMS übertragen - was tun?

💡 Antwort: Prüfen Sie zuerst unter Doctor Portal → Ärzte, ob der Behandler als „Synchronisiert" angezeigt wird. Ist das nicht der Fall, muss die PMS-ID manuell eingetragen werden. Außerdem muss der Patient im PMS vorhanden und korrekt gematcht sein. Falls Dokumentationen doppelt ankommen (z. B. 5–6x in Charly), reicht es meist, den Connector neu zu starten. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: Häufige Probleme und Fragen zur Synchronisation im PMS

Die Dokumentation wird mehrfach ins PVS übertragen (Duplikate in Charly) - was tun?

💡Antwort: Bitte nicht mehrfach auf „Retrigger" klicken — das erzeugt Duplikate. Wenden Sie sich an support@gonelly.de mit der Behandlungs-ID, damit das Team den Eintrag bereinigt.

Der Behandler wird in der Terminliste nicht angezeigt - woran liegt das?

💡 Antwort: Dafür gibt es meist zwei Ursachen: Entweder ist der Behandler in Nelly noch nicht mit dem PMS verknüpft, oder der Name im Nelly Portal stimmt nicht exakt mit dem Namen im PMS-Kalender überein. Prüfen Sie unter Doctor Portal → Ärzte, ob der Behandler mit einem grünen Chip „Synchronisiert" angezeigt wird. Falls nicht, tragen Sie die PMS-ID manuell ein: Arzt bearbeiten → PMS ID eintragen. Bei Namensabweichungen (z. B. „Dr. Müller" vs. „Müller") legt Nelly automatisch einen Doppeleintrag an — passen Sie den Namen unter Einstellungen → Arztzuordnung an. Mehr dazu: Behandler-ID in Charly, Dampsoft und Z1 Pro

Warum tauchen Behandler mehrfach oder mit unterschiedlichen Namen auf, und warum so viele IDs?

💡 Antwort: Nelly liest den gesamten PMS-Kalender aus. Da Praxen ihre Kalender sehr unterschiedlich pflegen (z. B. Arztnamen als Raumbezeichnungen oder mehrere Spalten pro Behandler), erkennt Nelly diese Einträge als separate Behandler und legt sie entsprechend an. Bei Praxen, die ihre Ärzte früher bereits manuell im Nelly Portal eingetragen haben, kommen die neu ausgelesenen PMS-Einträge oben drauf — so entstehen Duplikate.

Wichtig: Bitte löschen Sie Duplikate im Nelly Portal nicht eigenständig. Sobald ein Behandler-Eintrag gelöscht wird, kann Nelly ihn aktuell nicht automatisch wiederherstellen — das Matching zum PMS geht verloren und die Dokumentationsübertragung schlägt fehl. Sprechen Sie uns an, bevor Sie Änderungen an den Behandler-Einträgen vornehmen. Wir helfen Ihnen, die Einträge sauber zusammenzuführen.

In der Spalte „KI-Einwilligung“ steht „nicht unterzeichnet“, obwohl die Praxis eine eigene Einwilligungserklärung nutzt – warum?

💡Antwort: Wir erkennen aktuell nur unsere eigene Nelly-Einwilligungsvorlage als gültige EWE. Nutzen Sie ein eigenes Dokument, bleibt die Spalte auf „nicht unterzeichnet“, obwohl die EWE vielleicht unterschrieben wurde. Der Status bezieht sich also nur auf die Nelly EWE-Vorlage

Wir haben manuell unterzeichnete KI-Einwilligungen- wird der Status übernommen?

💡 Antwort: Für manuell unterzeichnete KI-Einwilligungen (von Patienten ohne Mobilfunkgerät) hinterlegen Sie am besten händisch in der Patientenakte im PMS oder in den Nelly-Notizen ein Kürzel wie „EWE KI liegt in Papier vor“.

Termine

Ein abgesagter Termin taucht noch in Nelly auf / Termine werden doppelt angezeigt (Dampsoft) - was tun?

💡Antwort: In vielen Fällen hilft es, den Data-Sync-Toggle im Doctor Portal einmal aus- und wieder einzuschalten (sog. Retoggle). Das behebt rund 80 % der Fälle, in denen Termine nicht angezeigt werden. Gehen Sie dazu unter Praxis Admin → Einstellungen → PMS Data Sync und deaktivieren den Toggle kurz, warten Sie einige Sekunden und aktivieren ihn erneut. Werden Termine danach immer noch nicht angezeigt, wenden Sie sich an support@gonelly.de.

Wie viele Behandlungen habe ich in diesen Monat dokumentiert?

💡Antwort: Den aktuellen Zähler finden Sie im Nelly Portal unter KI-Assistenz → Behandlungen.

Ich bin über meinem Behandlungslimit - was nun ?

💡Antwort: Sprechen Sie Ihren Nelly-Ansprechpartner an. Das Limit kann angepasst oder ein Upgrade besprochen werden.

Weiterführende Artikel

Verwandte Artikel

Die KI Dokumentation im Nelly Portal