Video: Rechnungsverwaltung im Nelly Portal
Rechnungsverwaltung
Nach erfolgreicher Übermittlung der Forderungen aus Ihrem Praxisverwaltungssystem an Nelly und Verarbeitung der Abrechnungsdatei durch Nelly, werden die Rechnungen an die Patienten versendet und stehen Ihnen zur Einsicht und Verwaltung unter dem Reiter Factoring und Rechnungen zur Verfügung.
Die Rechnungen werden chronologisch sortiert und mit folgenden Informationen in der Übersicht angezeigt:
Rechnungsnummer Nelly
Rechnungsnummer Praxis
Datum der Rechnungsstellung
Patientenname
Betrag
Status
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Über die Filterfunktion und das Suchfeld kann die Anzahl der angezeigten Rechnungen eingegrenzt werden.
Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag wird über einen Fortschrittsbalken mit verschiedenen Farben angezeigt.
In der Gesamtübersicht ist der bereits bezahlte Betrag in Relation zum gesamten Rechnungsbetrag angezeigt.
Rechnungsstatus
Eine Rechnung durchläuft einen vorgegebenen Zyklus. Der Status jeder Rechnung kann im Nelly Portal eingesehen werden. Im folgenden werden die einzelnen Status erklärt:
Erstellt: Die Rechnung wurde vom System erstellt und befindet sich im Versand-Prozess.
Offen: Die Rechnung wurde an den Patienten versendet. Der Rechnungsbetrag ist vollständig oder teilweise offen.
Bezahlt: Der offene Forderungsbetrag wurde vollständig beglichen.
Storniert: Der offene Forderungsbetrag wurde vollständig storniert.
Überfällig: Die Zahlung der Rechnung ist überfällig - das initiale Zahlungsziel wurde überschritten. Dem Patienten wurden bereits mehrere Zahlungserinnerungen sowie eine offizielle Mahnung zugesendet.
Kritisch überfällig: Die Zahlung der Rechnung ist kritisch überfällig. Dem Patienten wurde eine weitere offizielle Mahnung zugesendet. Dies ist der letzte Schritt des offiziellen Mahnprozess. Anschließend wird das Inkassoverfahren (Rechnungen mit Risikoschutz) oder die Rückbelastung der Praxis (Rechnungen ohne Risikoschutz) vorbereitetet.
Vorbereitung Inkasso: Die Übergabe des Rechnungsfalls an das Inkassobüro wird vorbereitet.
Inkasso: Der Fall wurde an das Inkassobüro übergeben.
Forderungen eingezogen: Das Inkassobüro hat die Forderung im Inkassoverfahren eingezogen.
Inkasso storniert: Der Fall wurde beim Inkassobüro storniert.
Vorbereitung Rückbelastung: Die Rückbelastung des Forderungsbetrags auf das Praxiskonto wird vorbereitet.
Rückbelastet: Das Praxiskonto wurde mit dem Forderungsbetrag rückbelastet.
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Mit Klick auf die drei Punkte öffnet sich ein Menü mit mehreren Optionen zur Rechnungsverwaltung. Die einzelnen Funktionen werden im folgenden Abschnitt Detailansicht detailliert beschrieben.
Detailansicht
Die Übersicht einer Einzelrechnung kann durch Klick in die entsprechende Zeile geöffnet werden. Dort werden die Rechnungsinformationen noch einmal angezeigt und es stehen verschiedene Funktionen zur Rechnungsverwaltung zur Verfügung.
Zahlungsübersicht
In der Detailansicht gibt es den Bereich Zahlungsübersicht. Hier wird farblich hinterlegt angegeben, welcher Anteil des Rechnungsbetrags bereits bezahlt wurde, noch offen ist oder storniert wurde.
Im Falle eines Ratenzahlungsplans wird außerdem angegeben, welcher Zahlungsbetrag als nächstes bevorstehend ist und falls hinterlegt, von wann und von welchem Konto die Zahlung abgebucht wird.
Rechnungsinfo
Im Abschnitt Rechnungsinfo kann die von Nelly vergebene Rechnungsnummer sowie die Rechnungsnummer der Praxis eingesehen und mit Klick auf das Kopier-Symbol in die Zwischenablage kopiert werden.
Das Rechnungsdokument kann mit Klick über das Augen-Symbol geöffnet und anschließend heruntergeladen werden.
Empfängerinfo
Unter Empfängerinfo wird der Name des Rechnungsempfängers angezeigt. Über das Pfeil-Symbol gelangen Sie zur Empfänger-Detailanzeige - zur Nelly Patientenakte.
Sie sehen hier, ob die Rechnung mit oder ohne Risikoschutz angekauft wurde und können die Kontaktmethode einsehen, über die die Rechnung versendet wurde. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Benachrichtigungseinstellungen für den Rechnungsversand zu bearbeiten.
Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem die Versandmethode angepasst werden kann. Klicken Sie anschließend auf aktualisieren.
Hinweis: Die Rechnung wird nun nicht automatisch erneut versendet. Um die Rechnung erneut zu versenden, folgen Sie den Anweisungen unter Rechnung erneut senden / Ratenzahlungsplan-Bestätigung erneut senden.
Historie
Im Abschnitt Historie sehen Sie auf einen Blick, welche Statusänderungen eine Rechnung durchlaufen hat und wer welchen Vorgang wann ausgelöst hat – ob automatisiert, durch einen Benutzer oder durch den Patienten.
Über Mehr laden rufen Sie die vollständige Rechnungshistorie ab.
Zahlungen anpassen
Klicken Sie auf den Button Zahlungen anpassen, um die Zahlungsmodalitäten zu aktualisieren. Es öffnet sich ein neues Kontextmenü.
Zahlungsaufschub
Klicken Sie auf den Button Nächste Zahlung aufschieben, um das gesetzte Zahlungsziel aufzuschieben.
Geben Sie das Datum des neuen Zahlungsziels ein. Optional geben Sie einen Kommentar, z. B. einen Grund für den Zahlungsaufschub ein.
Klicken Sie anschließend auf Änderungen übernehmen.
Ratenzahlung festlegen
Über den Button Ratenzahlung festlegen kann ein Ratenzahlungsplan für den Patienten erstellt werden.
Hinweis: Patienten können einen Ratenzahlungsplan selbstständig über das Nelly Patientenportal oder über den Nelly Patientensupport vereinbaren.
Die Raten können entweder anhand der Ratenanzahl oder der Ratenhöhe definiert werden. Die ausgewählte Option ist blau hinterlegt.
Geben Sie die gewünschte Ratenanzahl oder Ratenhöhe im entsprechenden Feld ein.
Der monatliche Fälligkeitstag kann angepasst werden. Der gewählte Tag ist blau hinterlegt.
Die berechneten Raten inklusive Ratenhöhe, Höhe der letzten Rate und Dauer des Ratenplans werden angezeigt.
Klicken Sie anschließend auf Änderungen übernehmen.
Der Ratenzahlungsplan inkl. Zahlungshöhe, Zahlungsdatum der einzelnen Raten sowie Zahlungsstatus kann nun und fortlaufend im rechten Abschnitt unter Planübersicht eingesehen werden.
Rechnung erneut senden / Ratenzahlungsplan-Bestätigung erneut senden
Um die Rechnung bzw. die Ratenzahlungsplan-Bestätigung erneut an den Patienten zu versenden, klicken Sie auf den Button Rechnung erneut senden oder Ratenzahlungsplan-Bestätigung erneut senden.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Adressdaten des Rechnungsempfängers erneut überprüft werden können. Passen Sie diese bei Bedarf an und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.
Rechnung stornieren
Um eine Rechnung vollständig oder einen Teilbetrag einer Rechnung zu stornieren, klicken Sie auf den Button Rechnung stornieren.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Passen Sie im Feld Stornierungsbetrag den Betrag an, falls lediglich ein Teil des Rechnungsbetrags zu stornieren ist.
Wählen Sie einen Stornierungsgrund aus dem Dropdown-Menü Grund aus. Mit dem Grund Sonstige besteht die Möglichkeit, einen individuellen Stornierungsgrund im Kommentarfeld unter Bitte angeben einzutragen.
Bestätigen Sie die Stornierung abschließend über den Button Bestätigen.
Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
Anschließend wird die Rechnung mit dem Status Storniert angezeigt. Der Stornierungsgrund ist in der Detailansicht unter Historie einsehbar.
