Video: Dokumentenverwaltung im Nelly Portal
Dokumentenübersicht
Unter dem Reiter Dokumente haben Sie eine chronologische Übersicht aller Dokumente, die Sie an Patienten versendet oder von ihnen über die Upload-Funktion in der Anamnese erhalten haben.
Sie haben eine Übersicht über die Patientennamen, wann das Dokument versendet oder hochgeladen wurde, den Namen sowie den Status und die Art des Dokuments.
Mit dem Button Filter können Sie die Dokumentenübersicht nach Art und Status filtern. Zusätzlich können Sie über ein Start- und Enddatum einen bestimmten Zeitraum festlegen, aus dem Dokumente angezeigt werden sollen.
Dokumente ansehen, herunterladen und Patienten erinnern
Ansehen: Mit einem Klick auf das Augensymbol können Sie sich das Dokument direkt ansehen.
Herunterladen: Mit Klick auf den herabzeigenden Pfeil können Sie das Dokument herunterladen.
Patient erinnern: Mit einem Klick auf die drei Punkte und anschließend auf das Glockensymbol können Sie den Patienten an das Dokument erinnern, z. B. wenn ein Aufklärungsbogen noch nicht unterschrieben wurde. Die Erinnerung ist verfügbar, sobald das Dokument einige Stunden nach dem Versand noch nicht unterschrieben wurde.
Dokumente löschen
Mit Klick auf die drei Punkte haben Sie die Option, ein Dokument permanent zu löschen.
Geben Sie den vollständigen Patientennamen ein und klicken Sie anschließend auf Dokument dauerhaft löschen.
Bitte beachten Sie, dass Nelly Solutions bestimmte Daten aufbewahren muss, um Nachweise im Falle von Rechtsangelegenheiten zu erbringen.
Offene Rechnungen können nicht gelöscht werden.
Dokumente archivieren und herunterladen
Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente mithilfe der Kästchen aus.
Diese können Sie über die Knöpfe oben rechts im Bildschirm gesammelt herunterladen (Auswahl herunterladen) oder archivieren (Auswahl archivieren).
Beim Klick auf Auswahl archivieren, wird folgender Hinweis angezeigt. Möchten Sie die ausgewählten Dokumente archivieren, klicken Sie auf Archiv.
Haben Sie Dokumente archiviert, werden diese aus der Dokumentenübersicht ausgeblendet. Klicken Sie auf den Filter und wählen Sie die Option Archivierte einschließen. Klicken Sie auf Speichern, um die Dokumente in der Übersicht wieder anzeigen zu lassen.
Dokumentenlink erstellen
Sie haben hier die Möglichkeit einen Dokumentenlink zu erstellen. Diesen können Sie anschließend z.B. per Mail an einen Patienten schicken.
Klicken Sie in das Feld Dokumente auswählen und wählen Sie ein Dokument zum Versand aus der Liste aus.
Klicken Sie auf weiter, um den Dokumentenlink zu erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentenlink kopieren - dadurch wird der Link in die Zwischenablage kopiert. Sie können den Link nun z.B. per Mail an einen Patienten senden.
Automatische Erinnerungen
Sie haben die Option automatische Erinnerungen einzurichten.
Wählen Sie hierzu rechts den Reiter Praxis Admin und Praxiseinstellungen aus.
Aktivieren Sie die Funktion, indem Sie den Regler nach rechts schieben.
Mit den unteren Reglern legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Erinnerungen versendet werden sollen. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Aktualisieren.
In diesem Beispiel erhält der Patient nach 4 Tagen die erste und nach weiteren 7 Tagen die zweite Erinnerung.
Hinweis: Sobald der Patient das Dokument unterschreibt – entweder vor oder während des festgelegten Zeitraums – werden keine weiteren Erinnerungen verschickt.
Praxisdokumente
Alle für Sie hinterlegten Praxisdokumente finden Sie unter dem Reiter Praxisdokumenten als Blanko-Vorlagen.
Ansehen und Herunterladen: Auch hier können Sie die Dokumente über das Augensymbol einsehen und über das Pfeilsymbol herunterladen.
Tipp: Um eine einheitliche Anamnese abzufragen, können Sie hier für Patienten, die kein Handy besitzen, die Blanko-Dokumente herunterladen und drucken.
Möchten Sie weitere Praxisdokumente digitalisieren lassen? Wenden Sie sich hierfür gerne an den Nelly Support.