Übersicht über den neuen Reiter „KZV-Factoring“
Im neuen Reiter „KZV-Factoring“ erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung aller hochgeladenen Dateien. Hier sehen Sie:
• Datum des Uploads
• Dateityp (z. B. Abrechnungs- oder Zahlungsdatei)
• Status der Dokumente
• Kommentare zu den einzelnen Dateien
Anforderungen für hochzuladende Dateien
1. Dateiformat: Es muss sich um eine PDF-Datei handeln.
2. Dateiname: Der Monat, das Jahr und die Behandlungsart müssen im Dateinamen enthalten sein.
3. Inhalt der Datei:
Die Summe der Abrechnung muss ersichtlich sein.
Es dürfen keine Patientendaten enthalten sein. Falls Patientendaten vorhanden sind, bitte diese vorher schwärzen.
Die Praxisangaben, inklusive Abrechnungsnummer, müssen sichtbar sein.
4. Formatierung: Die Datei sollte als durchsuchbares PDF exportiert werden, kein Bild oder Screenshot.
Upload der Dateien
1. Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hochladen“.
2. Wählen Sie aus, ob es sich um eine Abrechnungsdatei oder einen Zahlungsavis handelt.
Abrechnungsdateien: Informationen zu den monatlichen Abrechnungen.
Zahlungsavise: Dateien der KZV mit Angaben zu den Auszahlungen.
3. Laden Sie die entsprechende Datei hoch.
4. Fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu.
Hinweis:
Bitte stellen Sie sicher, dass Abrechnungsdateien und Zahlungsavise separat hochgeladen werden. Ein gemeinsamer Upload ist nicht möglich.
Allgemeine Hinweise
• Wir können ausschließlich Dateien verarbeiten, die über das System hochgeladen werden. Ein Versand per E-Mail ist nicht möglich.
• Pro Behandlungsart sollte eine separate Datei erstellt werden.
• Monatliches einheitliches Format erleichtert die Bearbeitung erheblich.
Häufige Fehler vermeiden
• Kein Hochladen von Bildern oder Screenshots (nur in Ausnahmefällen bei Sonderfällen).
• PDF-Dateien müssen durchsuchbar sein – nicht als reine Bilddateien.
Ablehnungsgründe:
Sollte eine Datei von uns nicht verarbeitet werden können, sehen Sie jetzt den Grund dafür. Bewegen Sie dafür einfach die Maus auf das kleine Informations-Symbol. Der Ablehnungsgrund wird Ihnen dann angezeigt.
Wenn eine Einreichung nicht angenommen werden darf, wird sie mit einem der folgenden Gründe abgelehnt. So wissen Sie direkt, was fehlt oder angepasst werden muss, damit die Einreichung beim nächsten Versuch erfolgreich ist:
Unvollständige Einreichung, Sendenachweis KZV / KV fehlt: Der Nachweis, dass die Abrechnung an die KZV bzw. KV übermittelt wurde (z. B. Einreichungsbestätigung oder Sendeprotokoll), wurde nicht hochgeladen. Ohne diesen Nachweis können wir die Forderung nicht verifizieren und somit auch nicht auszahlen.
Unvollständige Einreichung, Auszahlungssumme fehlt: Aus den hochgeladenen Dokumenten geht die zu erwartende Auszahlungssumme nicht eindeutig hervor. Bitte reichen Sie ein Dokument nach, auf dem der konkrete Auszahlungsbetrag klar ersichtlich ist (z. B. Abrechnungsübersicht der KZV/KV oder ein Export aus Ihrem System).
Patientendaten nicht geschwärzt: Aus datenschutzrechtlichen Gründen (DSGVO) dürfen uns keine unkenntlich gemachten Patientendaten übermittelt werden. Bitte schwärzen Sie alle personenbezogenen Patientendaten, bevor Sie die Dokumente erneut hochladen.
Upload relevanter Dokumente muss in einem erfolgen: Alle zu einer Abrechnung gehörenden Dokumente müssen gebündelt in einem einzigen Upload eingereicht werden, nicht verteilt auf mehrere Uploads. Das stellt sicher, dass die Abrechnung vollständig und zusammenhängend geprüft werden kann. Bitte laden Sie noch einmal alle Dokumente in einem Upload hoch.
Falscher Upload (muss unter Zahlungsavis hochgeladen werden): Das Dokument wurde in der falschen Kategorie hochgeladen. Zahlungsavise (also die finalen Abrechnungsbescheide oder monatlichen Auszahlungsbescheide der KZV/KV) müssen über den Dateien-Hochladen-Button als „Zahlungsavis" hochgeladen werden, damit sie korrekt verarbeitet und verrechnet werden können.